Щоб ознайомитися з відкритими даними або отримати їх копії, які зберігає Шкільний округ Міннетонка,подайте запит онлайнабо надішліть письмовий запит відповідальній особі за відкриті дані наадресу data.requests@minnetonkaschools.org. Бажано, але не обов’язково, скористатися формою запиту на отримання даних. Ви також можете надіслати письмовий запит поштою. Якщо ви вирішите не користуватися формою запиту на отримання даних, ваш письмовий запит повинен містити:

• Що ви подаєте запит відповідно до Закону про обробку даних (Статути штату Міннесота, розділ 13);
• Незалежно від того, чи ви бажаєте ознайомитися з даними, отримати їх копії, чи й те, й інше;
• Чіткий опис даних, які ви бажаєте переглянути або скопіювати, із зазначенням періоду, до якого вони відносяться.

Перед виконанням запиту округ може зв’язатися з вами з таких причин:

• щоб отримати роз’яснення або додаткову інформацію, необхідну для виконання запиту;
• щоб обговорити можливості щодо спрощення обробки запиту;
• Щоб повідомити вас, чи може цей запит передбачати оплату або вимагати попередньої оплати.

Якщо ви подаєте запит на доступ з метою ознайомлення, округ не стягуватиме з вас жодних витрат і не вимагатиме сплати збору.

Для виконання запиту округ вживе одного з таких заходів:

1. Якщо у шкільному окрузі немає таких даних, відповідальний за обробку даних повідомить вас про це в найкоротший можливий термін.
2. Якщо округ володіє цими даними, але вони не є загальнодоступними, відповідальний за обробку даних повідомить вас про це в найкоротший можливий термін та письмово зазначить правові підстави для рішення про відмову в наданні цих даних.
3. Якщо округ володіє відповідними даними, і ці дані є загальнодоступними, округ надасть відповідь на запит належним чином та оперативно, у розумні строки, виконавши одну з таких дій:
   • Домовтеся про дату, час та місце для безкоштовного ознайомлення з даними.
   • Надайте копії даних у найкоротший можливий термін за вказаною ціною.

Ви можете забрати примірники самостійно або замовити їх доставку за вказаною ціною.

Закон штату Міннесота про поводження з урядовими даними не вимагає створення або збору нових даних у відповідь на запит про надання даних, а також не зобов’язує округ надавати дані у певній формі чи у певній структурі, якщо вони не зберігаються у такій формі чи структурі. Дані, підготовлені для ознайомлення, зазвичай завжди друкуються у паперовому вигляді.

Закон штату Міннесота про поводження з урядовими даними не зобов’язує округ відповідати на запитання, які не є запитами на надання даних. Проте ви можете звернутися за роз’ясненням щодо значення отриманих даних. 

Якщо ви подасте запит на отримання електронних або друкованих копій даних, відповідальний за обробку даних може вимагати від вас відшкодування фактичних витрат, пов’язаних із пошуком та отриманням державних даних, включаючи витрати на оплату робочого часу співробітників, а також витрати на виготовлення, засвідчення та надсилання копій даних.

Однак якщо запитується 100 або менше сторінок паперових копій, фактичні витрати не враховуються, і натомість округ може стягувати плату в розмірі не більше 0,25 долара за кожну скопійовану сторінку.

У разі запитів, обсяг яких перевищує 100 сторінок, округ може стягувати «фактичні витрати» на підготовку даних, а також плату за кожну надруковану паперову копію.

• «Фактичні витрати» на підготовку публічних даних обсягом понад 100 сторінок розраховуються на основі найнижчої погодинної ставки оплати праці співробітника, уповноваженого обробляти такі дані, за:
  • Пошук та отримання даних (якщо запитувач не є суб’єктом даних).
  • Створення, сертифікація, сортування та надсилання даних.

Для осіб, які є суб’єктами даних, що запитуються:

Дані про вас
Закон штату Міннесота про поводження з державними даними передбачає, що суб’єкти даних мають певні права щодо державних органів, які збирають, створюють та зберігають державні дані про них.  Ви вважаєтеся суб'єктом даних, якщо на підставі цих даних можна встановити вашу особу.  Термін «державні дані» означає всю задокументовану інформацію, що знаходиться у розпорядженні державного органу, включаючи документи на папері, електронні листи, компакт-диски, фотографії тощо.

Класифікація даних про вас
Закон про поводження з даними передбачає, що всі державні дані є відкритими, якщо тільки законодавство штату або федеральне законодавство не встановлює інше.  Відповідно до законодавства штату, дані про вас класифікуються як публічні, приватні або конфіденційні.  Приклади наведено нижче.

Відкриті дані
Ми повинні надавати відкриті дані кожному, хто про це просить; не має значення, хто просить ці дані і з якою метою.

Особисті дані
Ми не можемо розголошувати особисті дані широкому загалу, але ви маєте доступ до них, якщо вони стосуються вас.  Ми можемо надавати ваші особисті дані вам, особам, які мають на це ваш дозвіл, співробітникам округу, яким ці дані необхідні для виконання своїх службових обов’язків, а також у випадках, передбачених законом або судовим рішенням.

Конфіденційні дані
Найвищий рівень захисту мають конфіденційні дані.  Ні громадськість, ні ви не можете отримати доступ до цих даних, навіть якщо вони стосуються вас.  Ми можемо передавати конфіденційні дані про вас співробітникам округу, яким ці дані необхідні для виконання своїх службових обов’язків, а також іншим особам у випадках, передбачених законом або судовим рішенням.  Ми не можемо надати вам доступ до конфіденційних даних.

Ваші права відповідно до Закону про обробку даних

Ваш доступ до ваших даних
Ви маєте право безкоштовно ознайомитися з публічними та приватними даними, які ми зберігаємо про вас.  Ви також маєте право отримати копії публічних та приватних даних, що стосуються вас.  Закон про обробку даних дозволяє нам стягувати плату за копії.  Ви маєте право безкоштовно ознайомитися з даними, перш ніж прийняти рішення про запит на їх копії.

Крім того, якщо ви звернетеся до нас із запитом, ми повідомимо вам, чи зберігаємо ми дані про вас, а також чи є ці дані загальнодоступними, приватними чи конфіденційними.

Якщо ви є батьками, ви маєте право ознайомитися з публічними та приватними даними про своїх неповнолітніх дітей (віком до 18 років) та отримати їхні копії.Якщо ви є законно призначеним опікуном, ви маєте право ознайомитися з публічними та приватними даними про особу, опікуном якої вас призначено, та отримати їхні копії.

Коли ми збираємо ваші дані
Коли ми просимо студентів або співробітників надати дані про себе під час закритого дисциплінарного засідання, ми зобов’язані попередити їх про це.  У цьому випадку, tЦе повідомлення називається «попередженням Теннессена». Воно регулює порядок використання даних, які ми збираємо про вас. Як правило, ми можемо використовувати та розголошувати ці дані лише у спосіб, описаний у цьому повідомленні. Інші непублічні дані про співробітників, які ми збираємо, включають оцінки результатів роботи, заяви про прийняття на роботу тощо. Щодо студентів, прикладами непублічних даних є оцінки, звіти про спеціальну освіту та запити на виконання завдань.

Ми звернемося до вас із проханням надати письмову згоду, якщо нам знадобиться використати або передати ваші особисті дані іншим чином, або якщо ви попросите нас передати ці дані іншій особі.  Цей дозвіл називається інформованою згодою.  Якщо ви хочете, щоб ми надали дані іншій особі, ви можете скористатися форма згоди.

Захист ваших даних
Закон про обробку даних зобов'язує нас захищати ваші дані. Ми запровадили відповідні заходи безпеки, щоб гарантувати їхню безпеку. У разі, якщо ми виявимо порушення безпеки та з'ясуємо, що до ваших даних отримала доступ особа, яка не має на це права, ми повідомимо вас про це відповідно до вимог законодавства.

Коли ваші дані є недостовірними та/або неповними
Ви маєте право оскаржити достовірність та/або повноту публічних і приватних даних про вас. Ви також маєте право оскаржити наше рішення. Якщо ви є неповнолітнім, право оскаржити дані про вас має ваш батько чи опікун.

Як отримати свої дані

Щоб ознайомитися з даними або отримати копії даних, які зберігає Шкільний округ про вас, ваших неповнолітніх дітей або особу, опікуном якої вас призначено, подайте письмовий запит до відповідального за дотримання вимог щодо обробки даних Шкільного округу. Ви можете надіслати свій запит поштою або електронною поштою.

Ваш письмовий запит повинен містити:

• Що ви, як суб’єкт даних, подаєте запит відповідно до Закону про обробку даних (Статути штату Міннесота, розділ 13) щодо отримання даних про себе;
• Незалежно від того, чи ви бажаєте ознайомитися з даними, отримати їх копії, чи й те, й інше;
• Чіткий опис даних, які ви хочете переглянути або скопіювати;
• інформація, що підтверджує вашу особу як суб’єкта даних або як його батька чи опікуна; а також
• Ваша поштова адреса (якщо ви не збираєтеся забрати документи особисто).

Шкільний округ вимагає підтвердження вашої особи (дійсне посвідчення особи, видане штатом, наприклад, водійське посвідчення, військове посвідчення або паспорт), перш ніж ми зможемо відповісти на ваш запит щодо даних. Якщо ви запитуєте дані про свою неповнолітню дитину, ви повинні надати підтвердження того, що ви є її батьком або матір’ю. Якщо ви є опікуном, ви повинні надати юридичні документи, що підтверджують вашу опіку.

Якщо ви не маєте можливості пред’явити посвідчення особи особисто, вам необхідно надати його нотаріально завірені або засвідчені копії. Такі документи подаються разом із вашим запитом.

Округ ні за яких обставин не передаватиме особисті дані в електронному вигляді.

Як ми реагуємо на запит щодо даних

Після того як ви надішлете письмовий запит, ми розпочнемо його опрацювання. Якщо не буде зрозуміло, які саме дані ви запитуєте, ми звернемося до вас за роз’ясненнями.

• Якщо у нас немає цих даних, ми повідомимо вас про це в письмовій формі протягом 10 робочих днів.
• Якщо у нас є такі дані, але вони є конфіденційними або приватними і не стосуються вас, ми повідомимо вас про це в письмовій формі протягом 10 робочих днів та вкажемо, який саме закон забороняє вам отримати доступ до цих даних.
• Якщо у нас є такі дані, і це публічні або приватні дані про вас, ми відповімо на ваш запит протягом 10 робочих днів, виконавши одну з таких дій:
  • Домовтеся про дату, час і місце для ознайомлення з даними (безкоштовно), якщо ви хочете лише переглянути дані
  • Ми надамо вам копії даних протягом 10 робочих днів. Ви можете забрати їх особисто або ми надішлемо їх вам поштою. Ми також організуємо попередню оплату за копії.
• Шкільний округ має право стягувати з суб’єктів даних плату за копії державних даних. Таке стягнення дозволено відповідно до розділу 13.04, пункту 3 Статуту штату Міннесота.
  • Копіювання до 100 сторінок чорно-білих документів на папері формату Letter або Legal може коштувати 25 центів за односторонню копію або 50 центів за двосторонню. Вартість більшості інших видів копій дорівнює фактичним витратам на їх виготовлення та засвідчення.   При визначенні фактичних витрат на виготовлення копій ми враховуємо час роботи співробітників, вартість матеріалів, на які ми копіюємо дані (папір, CD, DVD тощо), а також витрати на поштову доставку (якщо такі є). Якщо ваш запит стосується копій даних, які ми не можемо відтворити самостійно, наприклад, фотографій, ми стягуватимемо з вас фактичну вартість, яку ми повинні сплатити зовнішньому постачальнику за копії.

Шкільний округ скасує стягнення плати, якщо вартість надання даних буде меншою за вартість обробки платежу.

Після того як ми надали вам доступ до ваших даних, ми не зобов’язані повторно надавати вам ці дані протягом 6 місяців, за винятком випадків, коли виникає спір або ми збираємо чи створюємо нові дані про вас.

Якщо вам щось не зрозуміло (технічні терміни, скорочення чи абревіатури), будь ласка, повідомте нас. Ми надамо вам пояснення, якщо ви про це попросите.

Закон про поводження з даними не зобов’язує нас створювати або збирати нові дані у відповідь на запит, якщо таких даних у нас ще немає, а також надавати дані у певній формі чи структурі, якщо ми не зберігаємо їх у такій формі чи структурі. (Наприклад, якщо дані, які ви запитуєте, є лише у паперовому вигляді, ми не зобов’язані створювати електронні документи для відповіді на ваш запит.)  Якщо ми погодимося створити дані у відповідь на ваш запит, ми узгодимо з вами деталі вашого запиту, включаючи вартість та час відповіді.

Крім того, згідно із Законом про обробку даних ми не зобов’язані відповідати на запитання, які не є запитами на надання даних.

Згода на розкриття даних

Якщо ви бажаєте надати доступ до своїх персональних даних — як собі, так і сторонній організації — заповніть, будь ласка, форму згоди, наведену нижче.

Якщо у вас виникли запитання щодо будь-якого пункту цієї форми згоди або ви бажаєте отримати додаткові роз’яснення перед її підписанням, будь ласка, зверніться до відповідального за дотримання вимог щодо обробки даних у системі державних шкіл Міннетонки.

Форма згоди на передачу даних