ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.9 HIPAA – Запит на внесення змін

Запит на внесення змін

Мета: Встановити правила щодо права особи вимагати внесення змін до своєї захищеної медичної інформації.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить особам подавати запити на внесення змін до їх захищеної медичної інформації, якщо це не заборонено цією політикою або законом.

Процедура:

1. Minnetonka ISD #276 розгляне запит співробітника про внесення змін до його PHI протягом 60 днів з моменту отримання запиту.
    
2. Зміни, які Minnetonka ISD #276 внесе до PHI, включатимуть, але не обмежуватимуться наступними даними:
    
   1. Демографічна інформація про пацієнтів.
       
   2. Інформація про страхування.
       
3. Якщо вимога про 60 днів не може бути виконана, офіс надасть пацієнту письмову заяву з поясненням причин затримки та датою виконання запиту. Це продовжить термін на додаткові 60 днів.
    
4. Якщо до PHI особи вносяться зміни (зміна демографічних даних, доповнення до демографічної інформації тощо), співробітник своєчасно повідомляє пацієнта про внесення змін. Співробітник також повідомляє пацієнта про осіб або організації, яким буде надано доступ до зміненої інформації.
    
5. Всі інші особи, на яких впливає зміна в PHI, визначена Minnetonka ISD #276 і повідомлена працівнику, будуть повідомлені про внесення змін. Особи та організації, визначені працівником, також будуть повідомлені. Це включає, але не обмежується:
    
   1. Медичні групи.
       
   2. Лікарні, центри діагностичної візуалізації, амбулаторні центри.
       
   3. Колекційні агентства.
       
   4. Компанії, що обробляють виписки.
       
   5. Зацікавлені страхові компанії.
      
      Якщо Minnetonka ISD #276 отримає повідомлення від іншої організації, що підпадає під дію поправки до PHI пацієнтів, вона внесе відповідні зміни до файлу співробітника відповідно до 164.526(e).
       
6. Якщо запит на внесення змін стосується інших питань, крім зазначених у пункті (2) вище, працівник буде направлений до ініціатора PHI. Minnetonka ISD #276 направит працівника назад до лікарні, ділового партнера або іншої відповідної третьої сторони для подання запиту на внесення змін до їх PHI. Приклади таких випадків можуть бути наступними:
    
   1. Зміни до форм згоди: Лікарня, діловий партнер або центр, де була заповнена форма згоди.
       
   2. Зміни до медичних карток або діагностичних звітів: Лікарні або медичні заклади, залежно від обставин.
       
7. Якщо, незважаючи на все вищезазначене, Minnetonka ISD #276 отримує запит на внесення змін до PHI співробітника, і жодна з вищезазначених умов не застосовується, а відмова видається ймовірною, про ситуацію слід повідомити відповідального за захист персональних даних.
    
8. Відповідно до регламенту, відмова у задоволенні запиту може бути надана лише у випадку, якщо встановлено, що PHI зазнала:
    
   1. Не було створено Minnetonka ISD #276.
       
   2. Це стосується інформації, яка не входить до визначеного набору записів.
       
   3. Є точним і повним.
       
9. Якщо було подано заяву про незгоду, Minnetonka ISD #276, після отримання повідомлення від ділового партнера, додасть цю інформацію до будь-якого майбутнього розкриття PHI, до якого відноситься незгода. Якщо заява про незгоду не була подана, запит на внесення поправок та відмову буде включено до будь-якого майбутнього розкриття PHI, що стосується незгоди, лише у випадку, якщо особа подала відповідний запит.
    
10. Усі вищезазначені дії, пов'язані з поданням відмови діловими партнерами, будуть здійснюватися за допомогою спеціаліста з питань конфіденційності.

Посилання: §164.524

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.10 HIPAA – Запит конфіденційної інформації

Запит на конфіденційну інформацію

Мета: Встановити правила щодо права особи вимагати надання захищеної медичної інформації за допомогою конфіденційних засобів зв'язку.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить особам вимагати надання PHI іншим особам за допомогою конфіденційних засобів зв'язку відповідно до стандартів конфіденційності.

Процедура:

11. Minnetonka ISD #276 буде діяти відповідно до запиту співробітника про отримання повідомлень у конфіденційному порядку (через альтернативні місця або засоби зв'язку), зв'язавшись з діловим партнером. Minnetonka ISD #276 не буде безпосередньо діяти відповідно до будь-якого запиту такого характеру від особи щодо розкриття її PHI.
     
12. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися вказівок ділового партнера після подання запиту на конфіденційне спілкування.
     
13. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися всіх вказівок ділового партнера, щоб забезпечити дотримання вимог законодавства про конфіденційність:
     
    1. Minnetonka ISD #276 може попросити особу подати письмовий запит про конфіденційне спілкування. Меморандум про запит буде зберігатися в Minnetonka ISD #276 і занесений до особової справи працівника. Пояснення причин запиту не вимагається.
        
    2. Minnetonka ISD #276 визначить обґрунтованість запиту з точки зору адміністративних труднощів. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися всіх вказівок співробітника щодо альтернативних методів комунікації для співробітника. Співробітники будуть направляти всі запити до відповідального за захист персональних даних.

Посилання: §164.522(b);164.502(h)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.11 HIPAA – Запит на обмеження розкриття інформації

Запит на обмеження розкриття інформації

Мета: Встановити правила щодо права особи вимагати обмеження розкриття PHI для лікування, оплати та медичних операцій.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить особам вимагати обмеження розкриття PHI для лікування, оплати та медичних операцій відповідно до стандартів конфіденційності.

Процедура:

14. Minnetonka ISD #276 буде діяти на запит співробітника щодо обмеження розкриття PHI тільки після пересилання запиту або направлення співробітника до ділового партнера для затвердження запиту.
     
15. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися вказівок ділового партнера після того, як він вирішить питання щодо обмеження розкриття інформації.
     
16. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися всіх вказівок ділового партнера, щоб вимоги щодо конфіденційності були виконані відповідно до 164.522(a) та 164.510(b), як визначено відповідальним за конфіденційність Minnetonka ISD #276. Minnetonka ISD #276 документуватиме всі обмеження щодо розкриття інформації у файлі співробітника. Сам запит на обмеження розкриття інформації не буде надаватися жодній зовнішній стороні в цьому випадку, якщо це не буде вказано діловим партнером. Minnetonka ISD #276 буде надсилати лише необхідну переглянуту PHI всім відповідним зовнішнім сторонам, з якими вона співпрацює, включаючи: колекторські агентства, компанії з обробки виписок, страхові компанії тощо.
     
17. Мінітонка ISD #276 буде безпосередньо виконувати запити щодо обмеження розкриття інформації, що стосується:
     
    1. Особа, яка подає запит на обмеження, просить обмежити доступ зовнішніх сторін до інформації про рахунки та демографічних даних, якщо це не вплине на відшкодування витрат (тобто виписки або рахунки пацієнтів будуть надсилатися лише на певну адресу тощо). Відділ розрахунків Minnetonka ISD #276 забезпечить, щоб зовнішнім сторонам, таким як колекторські агентства та компанії, що обробляють виписки, надсилалася лише відповідна інформація. Сам запит на обмеження розкриття інформації не буде переданий безпосередньо жодній зовнішній стороні, крім тих, яким це доручено бізнес-партнером або співробітником.
       
       Якщо обидві сторони, Minnetonka ISD #276 та співробітник, погоджуються на обмеження розкриття інформації, це буде задокументовано в особовій справі співробітника.
        
18. Якщо працівник подає запит на скасування обмеження щодо розкриття інформації, яка не стосується інформації, зазначеної у пункті 4 вище, запит на скасування буде передано діловому партнеру. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися всіх вказівок ділового партнера відповідно до положень про конфіденційність 164.522(a)(2). Документація щодо скасування буде зберігатися в особовій справі працівника.
     
19. Якщо працівник подає запит на скасування обмеження щодо розкриття інформації про PHI, зазначеної у пункті 4 вище, Minnetonka ISD #276 вимагатиме від працівника письмового запиту про скасування, а документація про обмеження буде додана до особової справи працівника.

Посилання: §164.522(a)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.12 HIPAA – Мінімально необхідна інформація

Мінімально необхідна інформація

Мета: Встановити правила щодо обмежень використання обсягу PHI, доступного особам у межах Minnetonka ISD #276.

Політика: Minnetonka ISD #276 надаватиме доступ лише до мінімального обсягу PHI, необхідного для виконання особою своїх завдань або обов'язків.

Процедура:

1. Minnetonka ISD #276 дозволить передавати лише необхідний обсяг PHI різним відділам та категоріям персоналу для виконання їхніх конкретних завдань. Персонал матиме доступ до наступної інформації, необхідної для виконання своїх обов'язків:
    
   1. Демографічна інформація про пацієнтів.
       
   2. Інформація про форму заяви та додатки.
       
   3. Звіти та медичні записи, отримані від ділового партнера та відповідних організацій, які необхідні для кодування та виставлення рахунків третім сторонам-платникам.
       
   4. Пояснення щодо виплат та інша кореспонденція з третіми сторонами, що здійснюють виплати, включаючи компенсації працівникам, страхові компанії з автострахування тощо.
       
   5. Листування співробітників щодо питань відшкодування витрат.
       
   6. Листування щодо банківських депозитів.
       
   7. Листування щодо відшкодування витрат від колекторських агентств, компаній з обробки виписок та зовнішніх компаній з кодування
      
      Співробітники, обов'язки яких передбачають підготовку, вирішення або реалізацію заходів щодо відшкодування витрат, матимуть доступ до вищезазначеної інформації.
       
2. Спеціаліст з питань конфіденційності матиме доступ до вищезазначеної інформації для виконання своїх управлінських обов'язків та обов'язків, пов'язаних з відшкодуванням витрат, у рамках діяльності з оплати та медичного обслуговування від імені Minnetonka ISD #276.
    
3. Якщо виникає питання щодо доступу до PHI, про це повідомляється відповідальний за захист персональних даних, і приймається рішення щодо елементів PHI, які необхідно переглянути працівнику. Якщо виникає питання щодо доступу, звертаються за юридичною консультацією.
    
4. Якщо особа або особи підозрюються у навмисному порушенні політики мінімальної необхідності, про це повідомляється відповідальний за захист персональних даних. Залежно від ступеня та наміру порушення, застосовуються санкції та процедури щодо співробітників.

Посилання: §164.502(b);164.514(d)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.13 HIPAA – Представник персоналу

Особистий представник

Мета: Встановити правила розкриття інформації про стан здоров'я пацієнтів особам та особам, призначеним їхніми особистими представниками.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить розкриття PHI постраждалим особам або особам, призначеним як особисті представники особи відповідно до закону.

Процедура:

1. Мінітонка ISD #276 дозволить надавати PHI особі, яка є суб'єктом PHI.
    
2. Інформація про особисті дані, що надається особі співробітником Minnetonka ISD #276, буде обмежуватися елементами інформації, що містяться в їхньому особовому справі. Це включає, але не обмежується: демографічною інформацією про пацієнта, інформацією про страхування, станом рахунку співробітника, фінансовою інформацією та станом відшкодування їхнього рахунку, наданими послугами. Особа буде направлена до ділового партнера або іншої організації, залежно від обставин, для отримання інформації щодо клінічних звітів та діагнозів, а також інших питань, пов'язаних з медичними записами.
    
3. Для перевірки особи перед наданням будь-якої інформації про медичні дані або обліковий запис по телефону або іншими засобами будуть отримані наступні елементи для перевірки особи:
   1. Дата народження, або
       
   2. Номер соціального страхування, та
       
   3. Дата надання послуги, про яку йде мова.
      
      Якщо ідентичність не може бути підтверджена за допомогою цих засобів, інформація не буде надана.
       
4. Особисті представники отримають доступ до PHI або інформації про рахунок особи виключно відповідно до положення 164.502(g) та за наявності відповідного підписаного доручення. Якщо згідно із законодавством штату особа має повноваження діяти від імені особи, яка є:
    
   1. Дорослий або емансипований неповнолітній,
       
   2. Померла особа,
       
   3. Уповноважений представник, як визначено законодавством штату, тоді інформація про PHI або обліковий запис буде надана вищезазначеним особистим представникам лише за наявності відповідних документів і лише інформація, зазначена у пункті 2 вище.
       
5. Якщо у співробітника виникають будь-які питання щодо доцільності надання будь-якої PHI або інформації про рахунок призначеному особистому представнику, про це слід повідомити відповідального за захист персональних даних.

Посилання: §§164.502(g); 164.524; 164.528; 164.510(b)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.14 HIPAA – Ділові партнери

Бізнес-партнери

Мета: Встановити порядок укладення договорів з діловими партнерами, які виконують функції, пов'язані з використанням PHI від імені Minnetonka ISD #276.

Політика: Minnetonka ISD #276 укладатиме договори про співпрацю з усіма фізичними та юридичними особами, які використовують та мають доступ до персональних медичних даних для виконання діяльності від імені Minnetonka ISD #276.

Процедура:

1. Доданий договір про співпрацю буде використовуватися для укладення договірних угод з усіма зовнішніми організаціями, які виконують функції для Minnetonka ISD #276, пов'язані з використанням або доступом до персональних медичних даних. Договір може бути змінений тільки після розгляду наступними особами: відповідальним за захист персональних даних або головою правління Minnetonka ISD #276.
    
2. Усі договори з діловими партнерами будуть переглянуті та підписані керівництвом на рівні, який вважатиме за доцільне відповідальний за захист персональних даних.
    
3. Копія договору про ділове партнерство буде зберігатися в офісі Minnetonka ISD #276.
    
4. Якщо співробітник Minnetonka ISD #276 підозрює будь-яке порушення договору про співпрацю з діловим партнером з боку ділового партнера, він повинен звернутися до відповідального за захист персональних даних, який вживе необхідних заходів відповідно до вимог 164.504(e)(1)(ii).
    
5. Якщо виникає питання щодо необхідності підписання договору про ділове партнерство, про це повідомляється відповідальний за захист персональних даних, який визначає статус ділового партнера відповідно до визначення, наведеного в пункті 160.103.
    
6. Якщо Minnetonka ISD #276 отримає пропозицію укласти договір про співпрацю з іншою організацією, що підпадає під дію закону, або іншою організацією, всі запити та договори будуть перебувати під остаточною відповідальністю відповідального за захист персональних даних. Після підписання договору про співпрацю Minnetonka ISD #276 всі співробітники, які мають справу з партнером, будуть проінформовані про умови такого договору та зобов'язані дотримуватися цих умов.

Посилання: §§164.504(f); 164.510(b)(2);164.510; 164.504(e)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.15 HIPAA – Дозволи та форми дозволів

Дозволи та форми дозволів

Мета: Отримати необхідну авторизацію від співробітника.

Політика: Minnetonka ISD #276 отримає письмову згоду особи, підписану та датовану нею, на будь-яке використання або розкриття захищеної медичної інформації, яке не стосується оплати, лікування або медичних операцій і не є винятком з публічної політики, як зазначено в §164.512.

Процедура:

1. Усі співробітники Minnetonka ISD #276 повинні використовувати відповідну форму дозволу на розкриття захищеної медичної інформації, що міститься в цій політиці. Дозвіл не може бути включений на сторінку з будь-яким іншим документом.
    
2. Відповідні форми дозволу будуть використовуватися працівником для внутрішнього використання захищеної медичної інформації та для зовнішнього розкриття захищеної медичної інформації, як зазначено в додатку. До форми дозволу буде включено наступну інформацію, але її зміст не обмежується цим:
    
   1. Опис інформації, яка буде використовуватися або розкриватися,
       
   2. Ідентифікація особи (осіб), уповноваженої (уповноважених) здійснювати запитуване використання або розкриття інформації,
       
   3. Дата закінчення терміну дії або подія, що стосується особи або мети використання чи розкриття інформації,
       
   4. Заява про право особи скасувати дозвіл,
       
   5. Підпис працівника та дата підписання,
       
   6. Повинно бути написано простою мовою.
       
3. На бланку дозволу повинен бути підпис працівника та дата підписання. Для того щоб дозвіл вважався дійсним, необхідно заповнити всі частини бланка дозволу.
    
4. Якщо пацієнт відмовляється підписувати, у разі необхідності втручається відповідальний за захист персональних даних.
    
5. Копія заповненої форми дозволу буде надана працівнику.
    
6. Дозвіл дійсний лише для одного випадку (використання або розкриття), тому для будь-якого іншого відповідного використання або розкриття захищеної медичної інформації необхідний новий підписаний дозвіл.
    
7. Співробітник може в будь-який час відкликати дозвіл (прийняти рішення не дозволяти використання та розкриття інформації). Відкликання повинно бути оформлено в письмовій формі та зберігатися в особовій справі співробітника. Якщо дозвіл вже було отримано, а використання або розкриття інформації вже відбулося, про відкликання дозволу слід повідомити відповідального за захист персональних даних. Якщо використання або розкриття інформації ще не відбулося, всі дії, пов'язані з використанням та розкриттям інформації, повинні бути припинені, а відповідальний за захист персональних даних повинен бути повідомлений про відкликання дозволу.
    
8. Усі запити на розкриття інформації, які вимагають дозволу, будуть направлені бізнес-партнеру для розгляду та затвердження. Minnetonka ISD #276 буде дотримуватися інструкцій бізнес-партнера після їх отримання.
    
9. Дозвіл на розкриття особистої медичної інформації не потрібен у таких випадках, але не обмежується ними:
    
   1. Колекційні агентства.
       
   2. Процесори заяв.
       
   3. Страхові компанії та сторонні платники.
       
   4. Ділові партнери.
       
   5. Автомобільні страхові компанії.
       
   6. Клірингові палати.
       
   7. Винятки з громадських пріоритетів, перелічені в політиці щодо розкриття інформації, що вимагається законом, у цьому посібнику.
       
      1. Якщо є сумніви щодо необхідності отримання дозволу, слід повідомити про це відповідального за захист персональних даних.
          
      2. Дозволи зберігатимуться у паперовому вигляді у доступному місці та реєструватимуться після отримання. Документація повинна складатися з:
         1. Співробітник, який робить запис.
             
         2. Чому було отримано дозвіл.
             
         3. Документація про отримання дійсної форми дозволу.
             
         4. Дії, виконані на підставі отриманого дозволу.
             
         5. Дата отримання дозволу.

Посилання: §§164.506)a); 164.512; 164.508(a-f); 164.520

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.16 HIPAA – Загальне розкриття інформації з повідомленням

Загальне розкриття інформації з повідомленням

Мета: Надати рекомендації щодо дозволеного використання та/або розкриття PHI.

Політика: Minnetonka ISD #276 використовує та розкриває захищену медичну інформацію (PHI) для лікування, оплати та операцій (TPO), як зазначено в цій політиці, та відповідно до Правил конфіденційності.

Процедура:

1. Правило конфіденційності дозволяє Minnetonka ISD #276 використовувати та розкривати PHI члена без попереднього отримання дозволу члена на виконання TPO. Нижче наведено приклади використання та розкриття PHI:
    
   1. У зв'язку з лікуванням, оплатою медичних послуг.
       
   2. Лікувальні заходи медичного працівника.
       
   3. Інша охоплена організація або постачальник медичних послуг для здійснення платежів організації, яка отримує PHI.
       
   4. Інша суб'єкт, що підпадає під дію закону про охорону здоров'я, який здійснює операції з медичною інформацією, якщо виконуються всі наступні умови:
       
   5. Як Minnetonka ISD #276, так і отримуюча організація мають або мали стосунки з членом, який є предметом запитуваної PHI;
       
   6. PHI стосується таких відносин; та
       
   7. Розкриття інформації здійснюється з метою виявлення шахрайства та зловживань у сфері охорони здоров'я або забезпечення дотримання вимог законодавства; або
       
   8. Для будь-якої з наступних цілей:
       
      1. Проведення заходів з оцінки та поліпшення якості, включаючи оцінку результатів та розробку клінічних настанов.
          
      2. Перевірка компетентності або кваліфікації медичних працівників, оцінка роботи лікарів і постачальників медичних послуг, а також ефективності медичних страхових програм.

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.17 HIPAA – Померлі особи

Померлі особи

Мета: Встановити протоколи, за якими інформація про стан здоров'я або дані про рахунок можуть бути надані особистим представникам померлих осіб.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить розкриття інформації про особисте медичне страхування (PHI) або облікового запису особи особистому представнику померлої особи відповідно до положень про конфіденційність, викладених у §164.502.

Процедура:

1. Мінітонка ISD #276 дозволить отримати записи особистому представнику померлої особи тільки після отримання відповідних документів, що підтверджують його статус.
    
2. Всі співробітники Minnetonka ISD #276 отримають документи, що підтверджують статус виконавця заповіту, адміністратора або іншої відповідної особи, уповноваженої діяти від імені померлої особи або її спадкоємців, перш ніж їм буде надано будь-яку інформацію про рахунок або PHI.
    
3. Всі інші запити щодо інформації про померлу особу будуть направлені до відповідної установи.
    
4. Якщо немає доказів того, що особистий представник є виконавцем заповіту або має інші повноваження для отримання інформації, співробітник повідомить про це відповідального за захист персональних даних.

Посилання: §§164.502(f); 164.502(g)(4); 164.512(g)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.18 HIPAA – Перевірка запитів на отримання PHI

Перевірка запитів на отримання PHI

Мета: Встановити протоколи, за якими особи, що запитують PHI, мають право отримувати PHI.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить розкриття PHI або інформації про рахунок фізичної особи тільки після відповідної розумної перевірки її особи.

Процедура:

1. Співробітники Minnetonka ISD #276 надають інформацію про рахунок або PHI особі лише після надання відповідей на відповідні питання для перевірки:
    
   1. Дата народження, або
       
   2. Номер соціального страхування, та
       
   3. Дата надання відповідних послуг.
       
2. Якщо особа, про яку йдеться, є дорослою і запитує від імені неповнолітньої особи, необхідно отримати таку додаткову інформацію:
    
   1. Дата народження дитини,
       
   2. б. Ім'я особи, яка подає запит, та її батьківський статус щодо дитини.
       
3. Якщо особа є призначеним особистим представником, необхідно дотримуватися політики та процедури щодо особистих представників.
    
4. ПІ, що надається фізичній особі, буде обмежуватися елементами, що входять до складу її діяльності з відшкодування витрат. Це включає, але не обмежується: інформацією про страхування, демографічною інформацією, статусом страхового випадку, запитами про оплату та наданими послугами. Усі запити на клінічну інформацію та іншу інформацію будуть направлятися до відповідної організації, з якої походить ПІ.
    
5. Якщо особа, яка запитує PHI, є державним службовцем, співробітник повідомить про це відповідального за захист персональних даних, і його дії будуть відповідати вимогам пункту 164.512(a). Розкриття інформації державним службовцям може здійснюватися лише за певних обставин без дозволу особи, що включає, але не обмежується:
    
   1. Запит від державного службовця подається особисто, при цьому надається доказ його державного статусу.
       
   2. Якщо запит подано в письмовій формі на відповідному бланку урядової установи.
       
   3. Якщо розкриття інформації здійснюється особі, яка діє від імені державного службовця, з відповідними документами, що підтверджують, що вона працює від імені державного службовця.
       
   4. Якщо запит подається відповідно до судової процедури, ордера, повістки, постанови або іншої судової процедури, виданої великим журі, судом або адміністративним трибуналом.
       
6. Будь-яке необхідне облікування розкриття інформації буде здійснюватися відповідно до політики та процедури облікування розкриття інформації.

Посилання: §§164.514(h);164.512(a); 164.512(f) 164.502(f); 164.510(b)

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.19 HIPAA – Використання та розкриття інформації; Роботодавець/спонсор плану

Використання та розкриття інформації: Роботодавець/спонсор плану

Мета: Щоб Minnetonka ISD #276 могла переглядати PHI для оскарження претензій, аудиту претензій та інших адміністративних цілей без необхідності отримання індивідуального дозволу, Minnetonka ISD #276 повинна внести зміни до документів самофінансованого плану, щоб включити положення, які вимагаються нормами щодо конфіденційності.

Політика: Minnetonka ISD #276 внесе зміни до документів плану відповідно до вимог положень про конфіденційність та підтвердить, що такі зміни були внесені до того, як план (або інші суб'єкти, на яких поширюється дія положень) зможе розкрити йому PHI.

Процедура:

Мінітонка ISD #276 внесе зміни до документів свого самофінансового плану, щоб включити до нього наступні положення, які вимагаються нормами щодо захисту приватної інформації.

Кожен із покритих планів повинен:

1. Опишіть, як спонсор плану може (а в деяких випадках повинен) використовувати або розкривати PHI. Таке використання та розкриття не може суперечити правилам конфіденційності.
    
   1. Передбачити, що спонсор плану не буде використовувати PHI для будь-яких цілей, не передбачених планом або не вимаганих законом. План повинен чітко забороняти спонсору плану використовувати або розголошувати PHI для прийняття рішень, пов'язаних із працевлаштуванням, або у зв'язку з іншими планами.
       
2. Вимагати від спонсора плану повідомляти про випадки зловживання та неналежного розголошення PHI, про які йому стало відомо.
    
3. Забезпечити, щоб фізичні особи отримали відповідний доступ до своєї власної PHI, а спонсор плану вносив зміни до PHI у відповідних випадках на запит.
    
4. Вимагати від спонсора плану вести належний облік розкриття інформації про PHI.
    
5. Вимагати від спонсора плану надати HHS доступ до своїх внутрішніх практик, бухгалтерських книг та записів.
    
6. Вимагати від спонсора плану визначити співробітників (або категорії співробітників) та інших осіб, які мають доступ до PHI, та обмежити доступ до цих співробітників та інших осіб.
    
7. Створити механізм для вирішення питань, пов'язаних з недотриманням вимог до документів плану.
    
8. Вимагати від спонсора плану забезпечити, щоб агенти, включаючи субпідрядників, яким він надає PHI, погодилися з тими самими обмеженнями та умовами.
    
9. Забезпечити, що, якщо це можливо, спонсор плану поверне або знищить всю PHI, отриману від плану, коли вона більше не потрібна для досягнення цілей розкриття.
    
10. Спонсор плану повинен підтвердити, що документи плану були належним чином змінені, перш ніж план (або інші суб'єкти, що підпадають під його дію) можуть розкрити йому PHI.

Посилання: §164.504(b)(c); 164.504(f)(1-3);
          §164.508(a); 164.508(b)(4)(A-B); 164.514(g);164.504(f)
164.528

ДЕРЖАВНИЙ ШКІЛЬНИЙ ОКРУГ МІНЕТОНКА

Політика № 425.20 HIPAA – Вимагається законом

Вимагається законом

Мета: Визначити випадки, в яких використання та розкриття особистої медичної інформації (PHI) буде здійснюватися без згоди, дозволу або можливості погодитися чи заперечити.

Політика: Minnetonka ISD #276 дозволить розкриття PHI лише за наявності згоди, дозволу або можливості для особи погодитися або заперечити, якщо це відповідає вимогам розділу §164.512.

Процедура:

1. Minnetonka ISD #276 дозволить використання або розкриття PHI без дозволу або згоди особи за вказівкою ділового партнера для таких цілей:
    
   1. Діяльність у сфері охорони здоров'я, як описано в §164.512(b)(1-2).
       
   2. Жертви зловживання, недбальства або домашнього насильства відповідно до §164.512 (c).
       
   3. Цілі правоохоронної діяльності відповідно до §164.512(f).
       
   4. PHI про померлих відповідно до §164.512(g).
       
   5. Донорство органів або тканин відповідно до §164.512(h)
       
   6. Дослідницькі цілі відповідно до §164.512(i).
       
   7. Неприйняття серйозної загрози здоров'ю або безпеці відповідно до §164.512(j).
       
   8. Спеціалізовані державні функції відповідно до §164.512 (k).
      
      Перед розкриттям інформації буде проведена відповідна перевірка організації, яка запитує PHI (ідентифікаційний значок, лист на офіційному бланку тощо). Ці «винятки з пріоритетом для громадськості» вимагаються законом, і бізнес-партнер буде визначати розкриття PHI в цих випадках. Усі співробітники Minnetonka ISD #276 повинні проконсультуватися з відповідальним за конфіденційність, якщо вони отримують запити на інформацію від цих організацій. Усі відповідні документи будуть зберігатися в особовій справі співробітника відповідно до політики розкриття інформації.
       
2. Minnetonka ISD #276 дозволить використання або розкриття PHI без дозволу або згоди особи в наступних випадках, як того вимагає §164.512:
   1. Для заходів з нагляду за охороною здоров'я. Minnetonka ISD #276 надасть PHI агентству з нагляду за охороною здоров'я для заходів, дозволених законом, включаючи:
       
      1. Аудити.
          
      2. Цивільні, адміністративні або кримінальні провадження чи дії; та
          
      3. Інші види діяльності включають нагляд за системою охорони здоров'я, державними програмами соціальної допомоги, для яких PHI має значення для визначення права на отримання допомоги, організаціями, що підпадають під дію державних регуляторних програм, для яких інформація про здоров'я необхідна для визначення відповідності стандартам програм.
          
   2. Для судових та адміністративних проваджень. Minnetonka ISD #276 дозволить розкриття PHI в ході будь-якого судового або адміністративного провадження за наявності таких доказів:
       
      1. Постанова суду або адміністративного трибуналу (лише інформація, яка запитується відповідно до постанови).
          
      2. У разі отримання повістки до суду, запиту про розкриття інформації або іншого законного процесу, що не супроводжується постановою суду, Minnetonka ISD #276 переадресує запит своєму діловому партнеру.
          
   3. Компенсація працівникам. Minnetonka ISD #276 розкриватиме PHI в обсязі, необхідному для дотримання законів, що стосуються компенсації працівникам або подібних програм, які надають пільги за травми або захворювання, пов'язані з роботою, незалежно від вини.
      
      Всі вищезазначені запити повинен обробляти відповідальний за конфіденційність. Таке розкриття інформації може здійснюватися лише з метою нагляду за станом здоров'я і не допускається для розслідувань або інших дій, в яких особа є предметом розслідування або дії. Вся відповідна документація щодо розкриття інформації буде зберігатися в особовій справі працівника відповідно до політики обліку розкриття інформації. Вся відповідна перевірка особи буде проводитися до початку розкриття PHI.
       
3. У будь-яких обставинах буде розкрито лише мінімально необхідну інформацію про стан здоров'я. Для організацій, перелічених у пункті 2, запитувана інформація може вважатися мінімально необхідною.

Посилання: §§164.501; 164.512; 164.502(b)(2)(iv);
164.514(d)(3)(iii)(A); 164.514(h)(1)