I. МЕТА

Метою цієї політики є визначення умов, за яких Незалежний шкільний округ № 276 м. Міннетонка відшкодовуватиме певні службові витрати співробітників. Ця політика застосовується до всіх співробітників округу, якщо інше не передбачено індивідуальним трудовим договором, затвердженим шкільною радою.

Усі поїздки за межі штату або будь-які поїздки в межах штату, що передбачають проживання, повинні бути заздалегідь затверджені керівником працівника за допомогою форми «Заявка на відпустку/звільнення від роботи».

II. АВТОРИЗАЦІЯ

Округ відшкодовує працівникам лише фактичні витрати, які безпосередньо пов'язані з виконанням службових обов'язків працівника та затверджені суперінтендантом або призначеною особою. Такі витрати, що підлягають відшкодуванню, можуть включати транспортні витрати, харчування, проживання, реєстраційні внески, необхідні матеріали, витрати на паркування та інші розумні та необхідні витрати, пов'язані з діяльністю шкільного округу.

III. ВІДШКОДУВАННЯ

1. Запити на відшкодування витрат повинні бути деталізовані в офіційних бланках округу та подані до суперінтенданта або уповноваженої особи. До бланку відшкодування витрат необхідно додати квитанції за проживання, комерційний транспорт, реєстрацію в програмі та інші розумні та необхідні витрати.
    
2. Витрати на проїзд автомобілем відшкодовуються за ставкою, встановленою Шкільною радою. Витрати на комерційний транспорт повинні відповідати тарифам «економ-класу» і відшкодовуються тільки за фактичною вартістю поїздки, пов'язаної із затвердженою поїздкою.

IV. ВСТАНОВЛЕННЯ ДИРЕКТИВ ТА РЕКОМЕНДАЦІЙ

Шкільна рада затверджує графік ставок відшкодування витрат на ділові витрати округу, включаючи витрати, що вимагають попереднього затвердження, та конкретні ставки відшкодування. Суперінтендант або призначена ним особа розробляє директиви та керівні принципи щодо методів і термінів подання заявок на відшкодування витрат.

V. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Відповідальність за дотримання цієї політики є потрійною:
    
   1. Співробітник, який подає заявку на відшкодування витрат, несе відповідальність за забезпечення виконання суспільних цілей та надання відповідної документації, як того вимагає ця процедура.
       
   2. Керівник, який підписує заявку на відшкодування витрат, несе відповідальність за те, щоб витрати, понесені працівником, були пов'язані з виконанням службових обов'язків, щоб були надані відповідні документи та щоб витрати не могли бути понесені з використанням процедур закупівлі округу.
       
   3. Співробітники призначеного ділового офісу несуть відповідальність за те, щоб форма відшкодування була правильно заповнена і на ній був відповідний підпис керівника.
       
2. Якщо начальник, або призначена ним особа, або шкільна рада визначать, що витрати працівника не відповідають суспільним інтересам, заявка буде відхилена, а витрати будуть покладені на працівника.
    
3. Округ не відшкодовує витрати працівника, якщо вони перевищують розумні потреби для досягнення ділової мети заходу.
    
4. Керівник, який заздалегідь затверджує службові витрати співробітника, може встановити певні умови щодо цих витрат, включаючи, серед іншого, максимальну суму, затверджену для відшкодування.
    
5. У жодному разі округ не відшкодовує працівникові витрати на алкогольні напої, розваги або витрати на дружину, супутника або дитину, коли працівник перебуває у відрядженні від округу. Округ також не відшкодовує працівникові витрати, які округ не може оплатити або покрити відповідно до чинного законодавства. Сюди входять такі витрати, як прання, кіно, особисті телефонні дзвінки та закуски.
    
6. Витрати, за якими працівнику дозволяється відшкодування:
    
   1. Затверджений пробіг до та з місць проведення заходів, пов'язаних з округом, та між будівлями округу. Пробіг оплачується працівникам за поточною ставкою внутрішнього доходу. Чинні правила внутрішніх доходів визначають допустимий пробіг, який підлягає відшкодуванню. Пробіг дозволяється від місця роботи співробітника до конференції з підвищення кваліфікації персоналу і назад до місця роботи співробітника, але не від дому співробітника до конференції з підвищення кваліфікації персоналу і назад додому. Пробіг не оплачується, якщо загальний пробіг менше, ніж звичайна відстань, яку співробітник проїжджає від дому до роботи.
       
   2. Харчування, а також чайові, що не перевищують 75 доларів на день. Якщо харчування включено в реєстрацію заходу або оплачується з іншого джерела, відшкодування витрат на харчування не допускається. Для будь-якого харчування, вартість якого перевищує 10 доларів, необхідна квитанція.
       
   3. Затверджені витрати на наземний транспорт та інші допустимі супутні витрати, понесені під час поїздки від імені округу. Рекомендується користуватися найдешевшим видом наземного транспорту. Винятки допускаються, коли обставини, такі як місцезнаходження, відстань або презентаційні матеріали, вимагають використання таксі або оренди автомобіля.
       
   4. Комерційне проживання не повинно перевищувати вартість одномісного номера, за винятком випадків, коли два співробітники використовують один номер.
       
   5. Витрати, понесені на підключення до Інтернету, будуть відшкодовані тільки в тому випадку, якщо вони були понесені в службових цілях і тільки після попереднього схвалення керівником.
       
   6. Вартість комерційного транспорту не повинна перевищувати вартість квитка на літак економ-класу. Якщо замість комерційного авіаперевезення використовується особистий транспортний засіб, співробітникам відшкодовуються фактичні витрати, що не перевищують вартість квитка на літак економ-класу.
       
   7. Аванс на відрядження: Округ має право виплачувати працівникам аванс на витрати, пов'язані з участю у засіданнях або відрядженнями. Такий аванс обмежується передбачуваними витратами на реєстрацію, транспорт та проживання. Кожен запит повинен бути затверджений суперінтендантом або уповноваженою особою і супроводжуватися квитанціями після затвердженого відрядження.
       
   8. Недорогі товари вартістю до 100 доларів непрактично купувати за допомогою замовлення на закупівлю округу.
       
   9. Екстрені закупівлі, для яких звичайний процес закупівлі є несвоєчасним.