I. МЕТА

Метою цієї політики є забезпечення процедур підготовки порядку денного засідань шкільної ради для проведення чергових та позачергових засідань, а також навчальних сесій, щоб гарантувати, що рада може виконувати свою роботу максимально ефективно та оперативно.

II. ЗАГАЛЬНА ЗАЯВА ПРО ПОЛІТИКУ

Політика шкільної ради передбачає, що засідання шкільної ради повинні проводитися таким чином, щоб рада могла виконувати свої обов'язки, одночасно забезпечуючи можливість обґрунтованого обговорення та дискусії з кожного питання, що підлягає вирішенню.

III. ПРОЦЕДУРИ

1. Голова ради, заступник голови та суперінтендант несуть відповідальність за розробку, підготовку та визначення порядку питань для попереднього порядку денного кожного засідання шкільної ради та навчальної сесії.
    
2. Члени ради, які бажають внести питання до порядку денного, повинні подати відповідний запит голові, заступнику голови або суперінтенданту за сім (7) днів до засідання.
    
3. Інші особи, які бажають внести питання до порядку денного, повинні своєчасно подати відповідний запит голові, заступнику голови або суперінтенданту. Особі, яка подає запит, рекомендується вказати своє ім'я, адресу, мету питання, бажані дії та відповідну довідкову інформацію. Голова, заступник голови та суперінтендант вирішують, чи внести це питання до попереднього порядку денного.
    
4. Попередній порядок денний та супровідні документи надсилаються членам правління щонайменше за чотири дні до запланованого засідання правління або навчальної сесії.
    
5. Питання, які не включені до попереднього порядку денного, можуть бути додані до порядку денного лише на підставі рішення, прийнятого на засіданні. Якщо додане питання розглядається, протокол засідання ради повинен містити опис цього питання.
    
6. Попередній порядок денний стає порядком денним засідання після його затвердження Радою. Зміни до порядку денного можуть полягати у додаванні пункту, вилученні пункту, зміні порядку або зміні запропонованого часу.
    
7. Принаймні один примірник будь-яких друкованих матеріалів, що стосуються питань порядку денного засідання, підготовлених або розповсюджених Радою або її працівниками або за їх вказівкою, і: (i) розповсюджених на засіданні серед усіх членів керівного органу; (ii) розповсюджених перед засіданням серед усіх членів; або (iii) доступних у залі засідань для всіх членів, повинен бути доступний у залі засідань для ознайомлення громадськості під час розгляду Радою відповідних питань. Це не стосується матеріалів, які за законом класифікуються як непублічні, або матеріалів, що стосуються питань порядку денного закритого засідання.
    
8. Порядок денний засідання буде опублікований суперінтендантом на офіційній дошці оголошень окружного сервісного центру за три дні до запланованого засідання ради або навчальної сесії.