I. МЕТА

Метою цієї політики є встановлення процедур, що стосуються ведення документації шкільної ради та оприлюднення її офіційних протоколів.

II. ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ПОЛІТИКИ

Політика шкільного округу полягає в тому, щоб вести документацію таким чином, щоб вона була доступною для ознайомлення широкої громадськості, а також забезпечувати оприлюднення офіційних документів відповідно до законодавства.

III. ВЕДЕННЯ ПРОТОКОЛІВ ТА ДОКУМЕНТАЦІЇ

1. Секретар або призначена ним особа веде та зберігає постійні документи Ради, включаючи протоколи засідань шкільної ради та інші необхідні документи Ради. Усі голосування, що відбуваються на засіданнях, які відповідно до Закону штату Міннесота про відкриті засідання мають бути відкритими для громадськості, фіксуються у журналі, що ведеться для цієї мети. Публічні записи, що ведуться Округом, мають бути доступними для ознайомлення членами громадськості протягом звичайних робочих годин Округу. Протоколи засідань мають бути доступними для ознайомлення в адміністративних офісах Округу після їх затвердження Радою. Протоколи засідання шкільної ради мають бути затверджені або змінені Радою на наступному засіданні, що має бути відображено в офіційному протоколі цього наступного засідання.
    
2. Записи закритих засідань
    
   1. Усі закриті засідання, за винятком тих, що проводяться у закритому режимі відповідно до адвокатської таємниці, повинні записуватися в електронному вигляді за рахунок округу. Записи закритих засідань здійснюються окремо від записів відкритих засідань, якщо такі засідання записуються. Якщо закрите засідання проводиться для обговорення кількох питань, кожне питання має записуватися окремо.
       
   2. Записи закритих засідань зберігаються округом протягом таких строків:
      1. Протоколи закритих засідань, присвячених обговоренню стратегії ведення трудових переговорів, повинні зберігатися протягом двох (2) років після підписання договору.
          
      2. Записи засідань, що проводяться за закритими дверима для обговорення питань безпеки, повинні зберігатися щонайменше чотири (4) роки.
          
      3. Протоколи закритих засідань, присвячених обговоренню купівлі або продажу майна, повинні зберігатися щонайменше вісім (8) років після дати проведення засідання.
          
      4. Усі інші протоколи закритих засідань зберігаються шкільним округом щонайменше три (3) роки після дати проведення засідання.
          
      5. Після закінчення зазначених вище строків записи закритих засідань зберігаються відповідно до Графіку зберігання документів шкільного округу.
          
   3. Записи закритих засідань класифікуються округом як захищені непублічні дані, доступ до яких заборонено як громадськості, так і будь-яким суб’єктам даних, за винятком таких випадків:

1. Записи засідань щодо стратегії ведення трудових переговорів мають бути визнані відкритою інформацією та оприлюднені після підписання округом усіх трудових договорів на поточний бюджетний період.
    
2. Записи засідань, що стосуються купівлі або продажу майна, класифікуються як публічні дані та оприлюднюються після того, як все нерухоме або рухоме майно, що обговорювалося на засіданні, буде придбано або продано, або після того, як округ відмовиться від купівлі чи продажу.
    
3. Записи будь-яких інших закритих засідань підлягають засекреченню та/або оприлюдненню відповідно до вимог судового рішення.

4. Записи закритих засідань повинні зберігатися окремо від записів відкритих засідань, якщо такі записи зберігаються округом, за винятком записів, які були класифіковані як публічні дані відповідно до розділу III.B.3. вище. Записи закритих засідань, класифіковані як непублічні дані, також повинні зберігатися в безпечному місці, окремо від записів, класифікованих як публічні дані.
    
5. Записи закритих засідань повинні зберігатися таким чином, щоб можна було легко визначити рівень секретності запису. Записи повинні містити щонайменше таку інформацію:

а. Дата закритого засідання;

б. Підстави, на яких засідання було закритим (наприклад: стратегія переговорів щодо умов праці, купівля або продаж нерухомості, дані про освіту тощо); та

c. Класифікація даних.

6. Записи закритих засідань, що стосуються стратегії трудових переговорів та купівлі або продажу майна, повинні зберігатися та контролюватися таким чином, щоб у разі настання події, яка зумовлює зміну статусу цих даних, як зазначено у розділі III.B.3. вище, такі записи перекваліфіковувалися як публічні.

IV. ОПУБЛІКУВАННЯ ОФІЦІЙНИХ ПРОТОКОЛІВ

1. Рада зобов’язана забезпечити опублікування своїх офіційних протоколів один раз в офіційній газеті округу протягом тридцяти (30) днів після засідання, на якому було складено протокол; однак, якщо Рада проводить чергові засідання не частіше ніж раз на тридцять (30) днів, вона не зобов’язана публікувати протоколи до закінчення десяти (10) днів після їх затвердження Радою.
    
2. Протоколи, що підлягають опублікуванню, мають бути достатньо повними, щоб достовірно відображати хід засідання. Вони повинні містити зміст усіх офіційних рішень, прийнятих Радою на будь-якому черговому чи позачерговому засіданні, і, як мінімум, мають включати зміст пропозиції, імена осіб, які висунули та підтримали пропозицію, перелік голосів кожного присутнього члена щодо пропозиції, характер запропонованих рішень, включаючи короткий опис їх змісту, а також інформацію про те, чи були вони прийняті чи відхилені. Протоколи та постійні записи Ради можуть містити більше деталей, ніж вимагається для опублікування в офіційних протоколах. Якщо протоколи ще не затверджені Радою, це може бути зазначено в протоколах, що підлягають опублікуванню.
    
3. Матеріали засідання, що підлягають опублікуванню, можуть містити короткий виклад основних моментів засідання та/або рішень та інших офіційних дій Ради. Такий виклад має бути викладений чітко та зрозуміло, а також, наскільки це можливо, уникнути використання технічних або юридичних термінів, які не є загальновідомими для громадськості. При опублікуванні резюме у публікації має бути чітко зазначено, що опублікований матеріал є лише резюме, що повний текст доступний для ознайомлення громадськості в адміністративних офісах Округу, а також що копію матеріалів засідання, за винятком додатків до протоколу, можна отримати безкоштовно в офісах Округу або за допомогою звичайної чи електронної пошти.