I. МЕТА

Метою цієї політики є встановлення процедур, пов'язаних з веденням документації Шкільної ради та публікацією її офіційних матеріалів.

II. ЗАГАЛЬНА ЗАЯВА ПРО ПОЛІТИКУ

Політика шкільного округу полягає в тому, щоб зберігати свої записи таким чином, щоб вони були доступні для перевірки представниками широкої громадськості, а також забезпечувати оприлюднення своїх офіційних протоколів відповідно до законодавства.

III. ВЕДЕННЯ ПРОТОКОЛІВ ТА ЗАПИСІВ

1. Секретар або призначена ним особа веде та зберігає постійні записи Ради, включаючи протоколи засідань шкільної ради та інші необхідні записи Ради. Усі голосування, проведені на засіданнях, які повинні бути відкритими для громадськості відповідно до Закону штату Міннесота про відкриті засідання, записуються в журналі, що ведеться для цієї мети. Публічні записи, що ведуться округом, повинні бути доступними для ознайомлення членами громадськості протягом звичайного робочого часу округу. Протоколи засідань повинні бути доступними для ознайомлення в адміністративних офісах округу після їх затвердження Радою. Протоколи засідання шкільної ради повинні бути затверджені або змінені Радою на наступному засіданні, що має бути відображено в офіційному протоколі цього наступного засідання.
    
2. Записи закритих засідань
    
   1. Усі закриті засідання, за винятком тих, що закриті відповідно до адвокатської таємниці, повинні бути записані в електронному вигляді за рахунок округу. Записи закритих засідань повинні бути зроблені окремо від записів відкритих засідань, якщо такі засідання записуються. Якщо засідання закрите для обговорення більш ніж одного питання, кожне питання повинно бути записане окремо.
       
   2. Записи закритих засідань зберігаються округом протягом таких строків:
      1. Засідання, закриті для обговорення стратегії трудових переговорів, повинні зберігатися протягом двох (2) років після підписання договору.
          
      2. Засідання, закриті для обговорення питань безпеки, повинні зберігатися протягом щонайменше чотирьох (4) років.
          
      3. Засідання, закриті для обговорення купівлі або продажу майна, повинні зберігатися протягом щонайменше восьми (8) років після дати засідання.
          
      4. Всі інші закриті засідання повинні зберігатися Шкільним округом протягом щонайменше трьох (3) років після дати засідання.
          
      5. Після закінчення вищезазначених строків записи закритих засідань зберігаються відповідно до Графіку зберігання документів шкільного округу.
          
   3. Записи закритих засідань класифікуються округом як захищені непублічні дані, які не є доступними для громадськості або будь-якого суб'єкта даних, за винятком таких випадків:

1. Записи засідань щодо стратегії трудових переговорів класифікуються як публічні дані та стають доступними для громадськості після підписання всіма районами трудових договорів на поточний бюджетний період.
    
2. Записи засідань, пов'язаних з купівлею або продажем майна, класифікуються як публічні дані і стають доступними для громадськості після того, як все нерухоме або рухоме майно, що обговорювалося на засіданні, було куплено або продано, або округ відмовився від купівлі або продажу.
    
3. Записи будь-яких інших закритих засідань класифікуються та/або оприлюднюються відповідно до вимог судового рішення.

4. Записи закритих засідань повинні зберігатися окремо від записів відкритих засідань, якщо записи відкритих засідань зберігаються округом, за винятком записів, які були класифіковані як публічні дані, як зазначено у розділі III.B.3. вище. Записи закритих засідань, класифіковані як непублічні дані, також повинні зберігатися в безпечному місці, окремо від записів, класифікованих як публічні дані.
    
5. Записи закритих засідань повинні зберігатися таким чином, щоб можна було легко визначити класифікацію даних запису. Записи повинні містити щонайменше таку інформацію:

а. Дата закритого засідання;

б. Підстава, на якій було закрито засідання (наприклад: стратегія трудових переговорів, купівля або продаж нерухомого майна, дані про освіту тощо); та

c. Класифікація даних.

6. Записи закритих засідань, пов'язаних зі стратегією трудових переговорів та купівлею або продажем майна, повинні зберігатися та контролюватися таким чином, щоб у разі настання події, яка призводить до перекласифікації даних, як зазначено у розділі III.B.3. вище, записи були перекласифіковані як публічні.

IV. ПУБЛІКАЦІЯ ОФІЦІЙНИХ ПРОТОКОЛІВ

1. Рада повинна опублікувати офіційні протоколи засідань один раз в офіційній газеті округу протягом тридцяти (30) днів після засідання, на якому відбулися ці протоколи; однак, якщо Рада проводить регулярні засідання не частіше ніж один раз на тридцять (30) днів, Рада не зобов'язана публікувати протоколи до закінчення десяти (10) днів після їх затвердження Радою.
    
2. Протоколи, що підлягають опублікуванню, повинні бути достатньо повними, щоб справедливо відображати хід засідання. Вони повинні містити суть усіх офіційних рішень, прийнятих Радою на будь-якому черговому або спеціальному засіданні, і як мінімум повинні включати тему пропозиції, осіб, які висунули та підтримали пропозицію, перелік того, як кожен присутній член проголосував за пропозицію, характер запропонованих рішень, включаючи короткий опис їхньої теми та інформацію про те, чи були вони прийняті чи відхилені. Протоколи та постійні записи Ради можуть містити більше деталей, ніж потрібно для опублікування в офіційних протоколах. Якщо протоколи ще не затверджені Радою, протоколи, що підлягають опублікуванню, можуть відображати цей факт.
    
3. Протоколи, що підлягають опублікуванню, можуть бути резюме основних елементів протоколів та/або рішень та інших офіційних дій Ради. Таке резюме має бути написане чітким та зрозумілим чином і, наскільки це можливо, не повинно містити технічних або юридичних термінів, які не є загальновідомими для громадськості. При публікації резюме у публікації має бути чітко зазначено, що опублікований матеріал є лише резюме і що повний текст доступний для громадського огляду в адміністративних офісах округу, а копія протоколу, за винятком додатків до протоколу, доступна безкоштовно в офісах округу або за допомогою стандартної або електронної пошти.