I. МЕТА

1. Рада дотримується філософії відкритості у веденні своєї діяльності, вірячи, що відкритість сприяє створенню кращих програм, підвищенню ефективності управління програмами та формуванню організації, яка більш чутлива до суспільних інтересів і менш схильна до приватних інтересів. Рада здійснює свою діяльність на засадах відкритості. Водночас Рада визнає і поважає права осіб на приватність, передбачені законом. Рада також визнає, що існують певні винятки із Закону штату Міннесота про відкриті засідання, визнані в статуті, де було визначено, що в обмежених обставинах інтересам громадськості найкраще відповідає закриття засідання Ради.
    
2. Метою цієї політики є надання рекомендацій щодо забезпечення права громадськості бути присутньою на засіданнях шкільної ради, а також захисту прав особи на приватність відповідно до закону та закриття засідань, коли цього вимагає суспільний інтерес, визнаний законом.

II. ЗАГАЛЬНА ЗАЯВА ПРО ПОЛІТИКУ

A. За винятком випадків, коли законом прямо передбачено інше, всі засідання Правління є відкритими для громадськості.

Б. Засідання є закритими лише у випадках, коли це прямо передбачено законом.

III. ВИЗНАЧЕННЯ

«Засідання» означає зібрання щонайменше кворуму або більшої кількості членів Ради, на якому члени обговорюють, приймають рішення або отримують інформацію як група з питань, що стосуються офіційної діяльності Ради. Цей термін також включає навчальні сесії та сесії для вислуховування думок. Цей термін не включає випадкові або соціальні зібрання.

IV. ПРОЦЕДУРИ

А. Зустрічі

1. Регулярні засідання

Розклад регулярних засідань Ради зберігається в її головних офісах. Якщо Рада вирішує провести регулярне засідання в інший час або в іншому місці, ніж зазначено в розкладі, вона повинна надіслати таке саме повідомлення про засідання, як і для спеціального засідання. Регулярні засідання включають «навчальні сесії», під час яких Рада збирається для обговорення питань або отримання інформації, навіть якщо Рада не проводить офіційного голосування.

2. Спеціальні засідання

1. Спеціальне засідання – це засідання, скликане з конкретною метою, яке часто проводиться в інший час і в іншому місці, ніж чергове засідання. Для проведення спеціального засідання Рада повинна розмістити письмове повідомлення про дату, час, місце та мету засідання на головній дошці оголошень округу. Дії Ради на спеціальному засіданні обмежуються тими питаннями, які включені до повідомлення.
    
2. Повідомлення також надсилається поштою або іншим способом кожній особі, яка подала письмовий запит про повідомлення про спеціальні засідання.
    
3. Це повідомлення має бути опубліковане та надіслане поштою або доставлене щонайменше за три дні до дати засідання. Як альтернатива надсиланню поштою або іншим способом повідомлення особам, які подали письмовий запит, Рада може опублікувати повідомлення один раз, щонайменше за три дні до засідання, в офіційній газеті округу.
    
4. Особа, яка подає запит на отримання повідомлення про спеціальні засідання, може обмежити запит конкретними темами, і в цьому випадку Правління зобов'язане надсилати цій особі повідомлення лише щодо цих конкретних тем.
    
5. Рада встановить термін дії запитів на повідомлення про спеціальні засідання та вимагатиме повторної подачі раз на рік. Не пізніше ніж за 60 днів до закінчення терміну дії запиту на повідомлення Рада надсилає повідомлення про необхідність повторної подачі кожному, хто подав запит протягом попереднього року.

3. Надзвичайні засідання

1. Надзвичайне засідання – це спеціальне засідання, скликане через обставини, які, на думку Правління, вимагають негайного розгляду і не можуть відповідати вимогам щодо повідомлення про засідання.
    
2. Екстрене засідання може бути скликане головою, секретарем або більшістю голосів членів Ради.
    
3. Якщо обговорюються або вирішуються питання, що не мають безпосереднього відношення до надзвичайної ситуації, протокол засідання повинен містити конкретний опис цих питань.
    
4. Наступні процедури становлять необхідне повідомлення про проведення екстреного засідання, а вимоги щодо повідомлення про інші спеціальні засідання не застосовуються.
    
   1. Правління докладе всіх зусиль, щоб повідомити про проведення надзвичайного засідання кожне інформаційне агентство, яке подало письмовий запит про повідомлення, якщо в запиті вказано номер телефону інформаційного агентства.
       
   2. Повідомлення про проведення екстреного засідання надсилається телефоном або будь-яким іншим способом, що використовується для повідомлення членів Правління.
       
   3. Повідомлення має бути надіслано кожному засобу масової інформації, який подав письмовий запит на отримання повідомлення, як тільки це буде можливо після того, як повідомлення буде надіслано членам правління.
       
   4. Повідомлення повинно містити тему засідання.

4. Перенесені або продовжені засідання

Якщо засідання є перервою або продовженням попереднього засідання, а час і місце проведення засідання були визначені під час попереднього засідання та зафіксовані в протоколі цього засідання, то подальше опублікування або надсилання повідомлення поштою не є необхідним.

5. Повідомлення про закриті засідання

Вимоги щодо повідомлення, описані в цій Політиці, застосовуються як до відкритих, так і до закритих засідань.

6. Фактичне повідомлення

Якщо особа отримує фактичне повідомлення про засідання Ради принаймні за 24 години до засідання, всі вимоги щодо повідомлення вважаються виконаними стосовно цієї особи, незалежно від способу отримання повідомлення.

7. Пандемія або оголошена надзвичайна ситуація

У разі пандемії або надзвичайної ситуації, оголошеної відповідно до Minn. Stat. Ch. 12, засідання може проводитися по телефону або за допомогою інших електронних засобів відповідно до Minn. Stat. § 13D.021.

Б. Голоси

Голоси членів Ради записуються в журналі, який ведеться для цієї мети, і цей журнал є доступним для громадськості протягом усього робочого часу в адміністративних офісах Округу.

C. Письмові матеріали

1. На будь-якому відкритому засіданні копія будь-яких друкованих матеріалів, що стосуються питань порядку денного, підготовлених або розповсюджених Радою або її працівниками та розповсюджених серед усіх членів Ради або доступних для них, повинна бути доступною в залі засідань для ознайомлення громадськості під час розгляду Радою відповідних питань.
    
2. Це положення не застосовується до матеріалів, які не класифікуються законом як публічні, або до матеріалів, що стосуються питань порядку денного закритого засідання.

D. Дані

1. За винятком випадків, описаних нижче в розділі E про закриті засідання, засідання не можуть бути закритими лише тому, що дані, які будуть обговорюватися, не є публічними.
    
2. Дані, які не є публічними, можуть обговорюватися на відкритому засіданні, якщо їх розкриття стосується питання, що належить до компетенції Ради, і є обґрунтовано необхідним для виконання завдань або розгляду питань порядку денного, що стоять перед Радою.
    
3. Дані, що обговорюються на відкритому засіданні, зберігають свою початкову класифікацію; проте протокол засідання, незалежно від його форми, є публічним.

E. Закриті засідання

1. Стратегія переговорів з питань праці

1. Рада може, більшістю голосів на відкритому засіданні, прийняти рішення про проведення закритого засідання для розгляду стратегії трудових переговорів, включаючи стратегії переговорів або їх розвиток, або обговорення та перегляд пропозицій щодо трудових переговорів.
    
2. Час і місце проведення закритого засідання оголошуються на відкритому засіданні. Після закритого засідання громадськості надається письмовий список членів ради та всіх інших осіб, присутніх на закритому засіданні. Хід засідання записується на магнітофон, а запис зберігається протягом двох років після підписання договору, який обговорювався на засіданні. Запис надається громадськості після підписання радою всіх трудових договорів на поточний бюджетний період.

2. Сесії, закриті Бюро посередницьких послуг

Усі переговори, сесії медіації та слухання між Радою та її працівниками або їхніми відповідними представниками є відкритими засіданнями, за винятком випадків, коли Комісар Бюро медіаційних послуг передбачає інше. Закрите засідання має бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

3. Попереднє розгляд звинувачень

Рада закриває одне або кілька засідань для попереднього розгляду звинувачень або обвинувачень проти особи, яка підпадає під її юрисдикцію. Якщо члени Ради дійдуть висновку, що в результаті цих конкретних звинувачень або обвинувачень може бути застосовано дисциплінарне покарання будь-якого характеру, подальші засідання або слухання, пов'язані з цими конкретними звинуваченнями або обвинуваченнями, що проводяться після досягнення такого висновку, повинні бути відкритими. Засідання також має бути відкритим на прохання особи, яка є предметом засідання. Закрите засідання має бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

4. Оцінка ефективності роботи

Рада може закрити засідання для оцінки діяльності особи, яка підпорядковується її повноваженням. Перед закриттям засідання Рада повинна визначити особу, яка підлягає оцінці. На наступному відкритому засіданні Рада повинна підбити підсумки своїх висновків щодо оцінки. Засідання повинно бути відкритим на вимогу особи, яка є предметом засідання. Закрите засідання має бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має бути захищений, заблокований і збережений протягом щонайменше трьох років після дати засідання. За безпеку таких записів відповідає голова Ради. Запис не є доступним для громадськості.

5. Зустріч адвоката з клієнтом

Засідання може бути закритим, якщо це дозволено адвокатською таємницею. Адвокатська таємниця застосовується, коли судовий процес є неминучим або існує загроза його початку, або коли Рада потребує консультації, що виходить за межі загальної юридичної консультації, тобто стосується конкретних дій та їхніх правових наслідків. Засідання може бути закритим для отримання юридичної консультації щодо стратегії судового розгляду, але сама лише загроза судового розгляду як наслідку прийняття того чи іншого рішення не є підставою для закриття засідання. У клопотанні про закриття засідання має бути конкретно описано питання, яке буде обговорюватися на закритому засіданні, з урахуванням відповідних вимог щодо конфіденційності та нерозголошення інформації, передбачених законодавством штату та федеральним законодавством. Закон не вимагає запису такого засідання.

6. Слухання про звільнення

1. Слухання щодо звільнення ліцензованого вчителя є відкритим або закритим на розсуд вчителя. Слухання щодо відправлення вчителів у неоплачувану відпустку є відкритим.
    
2. Слухання щодо виключення учня відповідно до Закону про справедливе виключення учнів є закритим, якщо учень, батьки або опікуни не вимагають відкритого слухання.
    
3. У разі проведення закритого слухання щодо звільнення вчителя або учня перед Радою, закрите засідання має бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

7. Тренери; Можливість відповісти

1. Якщо Рада відмовилася продовжити контракт з ліцензованим або неліцензованим головним тренером університетської команди, вона повинна повідомити про це тренера протягом 14 днів з моменту прийняття такого рішення.
    
2. Якщо тренер вимагає пояснення причин відмови у продовженні контракту, Рада повинна надати тренеру письмове пояснення протягом 10 днів з моменту отримання запиту.
    
3. На прохання тренера рада повинна надати тренеру розумну можливість відповісти на звинувачення на засіданні шкільної ради.
    
4. Зустріч може бути відкритою або закритою на вибір тренера, за винятком випадків, коли зустріч є закритою для обговорення освітніх або певних інших непублічних даних, як описано нижче в розділі E.8.
    
5. Закрите засідання повинно бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис повинен зберігатися протягом щонайменше трьох років після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

8. Зустрічі для обговорення певних непублічних даних

a. Будь-яка частина засідання повинна бути закритою, якщо обговорюються такі типи даних:

1. Дані, які можуть ідентифікувати передбачуваних жертв або осіб, які повідомили про кримінальні сексуальні злочини, домашнє насильство або жорстоке поводження з неповнолітніми або вразливими дорослими;
    
2. Активні слідчі дані, зібрані або створені правоохоронним органом;
    
3. Освітні дані, дані про здоров'я, медичні дані, дані про соціальне забезпечення або дані про психічне здоров'я, які не є публічними даними; або
    
4. Особисті медичні записи людини.

б. Закрите засідання повинно бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис повинен зберігатися протягом щонайменше трьох років після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

9. Купівля та продаж майна

1. Рада може закрити засідання:
   
   i. для визначення ціни продажу нерухомого або рухомого майна, яке буде продаватися округом;
   ii. для перегляду конфіденційних або непублічних даних оцінки; та
   iii. для розробки або розгляду пропозицій або зустрічних пропозицій щодо купівлі або продажу нерухомого або рухомого майна.

2. Перед закриттям засідання Рада повинна зафіксувати в протоколі конкретне нерухоме або рухоме майно, яке є предметом закритого засідання.
    
3. Закрите засідання повинно бути записано на магнітофон за рахунок округу. Запис повинен зберігатися протягом восьми років після дати засідання і бути доступним для громадськості після того, як все нерухоме або рухоме майно, яке обговорювалося на засіданні, було придбано або продано, або Рада відмовилася від його придбання або продажу. Нерухоме або рухоме майно, яке є предметом закритого засідання, повинно бути конкретно зазначено на записі. Список членів ради та всіх інших осіб, присутніх на закритому засіданні, повинен бути доступний для громадськості після закритого засідання.
    
4. Угода, досягнута на основі пропозиції, розглянутої на закритому засіданні, залежить від її затвердження Радою на відкритому засіданні. Фактична купівля або продаж повинні бути затверджені на відкритому засіданні, а ціна купівлі або продажу є публічною інформацією.

10. Питання безпеки

1. Рада може закрити засідання для отримання брифінгів та звітів з питань безпеки, обговорення питань, пов'язаних із системами безпеки, обговорення процедур реагування на надзвичайні ситуації, а також обговорення недоліків у сфері безпеки або рекомендацій щодо державних послуг, інфраструктури та об'єктів, якщо розкриття обговорюваної інформації може становити загрозу для громадської безпеки або поставити під загрозу процедури безпеки чи заходи реагування.
    
2. Фінансові питання, пов'язані з питаннями безпеки, повинні обговорюватися, а всі відповідні фінансові рішення повинні прийматися на відкритому засіданні.
    
3. Перед закриттям засідання Рада повинна звернутися до питань, що стосуються об'єктів, систем, процедур, послуг або інфраструктури, які будуть розглядатися під час закритого засідання.
    
4. Закрите засідання повинно бути записано на магнітофон за рахунок округу, а запис повинен зберігатися протягом щонайменше чотирьох років.

11. Інші засідання

Інші засідання є закритими відповідно до законодавства, за винятком випадків, передбачених вище. Закрите засідання має бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

F. Процедури закриття засідання

Рада повинна повідомити про закрите засідання так само, як і про відкрите засідання. Засідання шкільної ради може бути закритим лише після голосування більшістю голосів на відкритому засіданні. Перед закриттям засідання рада повинна зафіксувати в протоколі конкретні повноваження, що дозволяють закрити засідання, та описати тему, яка буде обговорюватися.