I. ЗАЯВА ПРО ПОЛІТИКУ

Шкільний округ визнає свою відповідальність за збір, зберігання та поширення публічних даних, як це передбачено законодавством штату. Мета цієї політики - надати працівникам шкільного округу вказівки щодо допустимого розповсюдження таких даних.

II. ЗАГАЛЬНА ЗАЯВА ПРО ПОЛІТИКУ

Шкільний округ буде дотримуватися вимог Закону штату Міннесота про обробку даних, Minn. Stat. Ch. 13 (MGDPA) та Minn. Rules Parts 1205.0100-1205.2000 при наданні відповідей на запити щодо публічних даних.

III. ВИЗНАЧЕННЯ

1. Конфіденційні дані про фізичних осіб
   
   Дані, які не оприлюднюються відповідно до статуту або федерального закону, що застосовується до даних, і є недоступними для фізичної особи, яка є предметом цих даних.
    
2. Дані про фізичних осіб
   
   Всі урядові дані, в яких будь-яка фізична особа є або може бути ідентифікована як суб'єкт цих даних, за винятком випадків, коли можна чітко довести, що поява імені або інших ідентифікаційних даних є лише випадковою, а доступ до даних не здійснюється за іменем або іншими ідентифікаційними даними будь-якої фізичної особи.
    
3. Спеціаліст з дотримання вимог щодо обробки даних
   
   Спеціаліст з дотримання вимог щодо обробки даних — це призначений працівник шкільного округу, до якого можна звертатися з питаннями або зауваженнями щодо проблем з отриманням доступу до даних або інших проблем, пов'язаних з обробкою даних. Відповідальним органом може бути спеціаліст з дотримання вимог щодо обробки даних.
    
4. Урядові дані
   
   «Урядові дані» означають всю записану інформацію, якою володіє шкільний округ, включаючи паперові документи, електронні листи, флеш-накопичувачі, компакт-диски, DVD-диски, фотографії тощо.
    
5. Індивідуальна особа
   
   «Індивідуальна особа» означає фізичну особу. У випадку неповнолітньої або недієздатної особи, як визначено в розділі 524.5-102 Статуту штату Міннесота, підрозділ 6, «фізична особа» включає батьків або опікунів, або фізичних осіб, які виконують функції батьків або опікунів за відсутності батьків або опікунів, за винятком випадків, коли відповідальний орган повинен приховати дані від батьків або опікунів, або фізичних осіб, які виконують функції батьків або опікунів за відсутності батьків або опікунів, на прохання неповнолітнього, якщо відповідальний орган вирішить, що приховування даних відповідає найкращим інтересам неповнолітнього.
    
6. Перевірка
   
   «Перевірка» означає візуальну перевірку паперових та подібних типів урядових даних. Перевірка не включає друк копій шкільним округом, за винятком випадків, коли друк копії є єдиним способом забезпечення перевірки даних.
    
7. Непублічні дані
   
   Дані, що не стосуються фізичних осіб, які відповідно до статуту або федерального закону, що застосовується до даних: (a) не є доступними для громадськості; та (b) є доступними для суб'єкта даних, якщо такий є.
    
8. Непублічні дані
   
   Будь-які урядові дані, які відповідно до статуту, федерального закону або тимчасової класифікації класифікуються як конфіденційні, приватні, непублічні або захищені непублічні.
    
9. Приватні дані про фізичних осіб
   
   Дані, що підпадають під дію статуту або федерального закону, який застосовується до даних: (a) не є публічними; та (b) доступні для фізичної особи, яка є суб'єктом цих даних.
    
10. Захищені непублічні дані
    
    Дані, що не стосуються фізичних осіб, які відповідно до статуту або федерального закону, що застосовується до даних, (а) не є публічними та (б) недоступними для суб'єкта даних.
     
11. Публічні дані
    
    «Публічні дані» означають усі урядові дані, зібрані, створені, отримані, збережені або поширені шкільним округом, за винятком тих, що класифіковані законом, тимчасовою класифікацією відповідно до закону або федеральним законом як непублічні або захищені непублічні; або, стосовно даних про фізичних осіб, як приватні або конфіденційні.
     
12. Відповідальний орган
    
    Особа, призначена шкільною радою відповідальною за збір, використання та поширення будь-яких даних про осіб, урядових даних або зведених даних, якщо інше не передбачено законодавством штату. Доки шкільна рада не призначить таку особу, відповідальним органом є суперінтендант.
     
13. Зведені дані
    
    Статистичні записи та звіти, отримані на основі даних про окремих осіб, але в яких особи не ідентифікуються і з яких неможливо встановити їхню особу або будь-які інші характеристики, що дозволяють однозначно ідентифікувати особу. Якщо зведені дані не класифіковані відповідно до розділу 13.06 Статуту штату Міннесота, іншого статуту або федерального закону, вони є публічними.

IV. ВІДПОВІДАЛЬНИЙ ОРГАН, ОФІЦІЙНА ОСОБА, ВІДПОВІДАЛЬНА ЗА ДОТРИМАННЯ ПРАВИЛ ОБРОБКИ ДАНИХ

Шкільний округ призначив суперінтенданта шкіл відповідальним за збереження та безпеку записів шкільного округу, а помічника суперінтенданта або виконавчого директора з питань людських ресурсів — відповідальним за дотримання вимог щодо обробки даних, до якого можна звертатися з питаннями або зауваженнями щодо доступу до даних, прав суб'єктів даних або інших питань, пов'язаних з обробкою даних. Питання щодо практики та процедур шкільного округу в галузі захисту даних слід направляти відповідальному за обробку даних.

1. Відповідальний орган встановить процедури, щоб забезпечити оперативне реагування району на запити щодо надання урядових даних.

V. ДАНІ ПРО ОКРЕМИХ СУБ'ЄКТІВ ДАНИХ

1. Збір та зберігання всіх даних про фізичних осіб, а також використання та поширення приватних і конфіденційних даних про фізичних осіб обмежуються тим, що необхідно для адміністрування та управління програмами, спеціально затвердженими законодавчим органом або шкільним округом або обов'язковими для виконання федеральним урядом.
    
2. Приватні або конфіденційні дані про особу не можуть бути зібрані, збережені, використані або поширені шкільним округом для будь-яких цілей, крім тих, що були зазначені особі на момент збору відповідно до розділу 13.04 Статуту штату Міннесота, за винятком випадків, передбачених у розділі 13.05, підрозділі 4 Статуту штату Міннесота.
    
3. На запит до відповідального органу або уповноваженої особи особа повинна бути поінформована про те, чи є вона суб'єктом збережених даних про осіб, та чи класифікуються ці дані як публічні, приватні або конфіденційні. На додатковий запит особі, яка є суб'єктом збережених приватних або публічних даних про осіб, повинні бути безкоштовно надані ці дані, а за бажанням – надана інформація про зміст та значення цих даних.
    
4. Після того, як особі було показано приватні дані та повідомлено про їх значення, ці дані не повинні бути розкриті цій особі протягом шести місяців після цього, за винятком випадків, коли триває суперечка або судовий процес відповідно до цього розділу, або були зібрані чи створені додаткові дані про цю особу.
    
5. Відповідальний орган або призначена особа надає копії приватних або публічних даних на запит особи, яка є суб'єктом цих даних. Відповідальний орган або призначена особа може вимагати від особи, яка подала запит, сплатити фактичні витрати на виготовлення та засвідчення копій.
    
6. Відповідальний орган або призначена особа повинні негайно, якщо це можливо, виконати будь-який запит, зроблений відповідно до цього підрозділу, або протягом десяти днів з дати запиту, за винятком субот, неділь та державних свят, якщо негайне виконання неможливе.
    
7. Особа, яка є суб'єктом даних, може оскаржити точність або повноту публічних або приватних даних. Для реалізації цього права особа повинна письмово повідомити відповідальний орган, описавши характер розбіжностей. Відповідальний орган протягом 30 днів повинен: (1) виправити дані, які були визнані неточними або неповними, та спробувати повідомити про це попередніх одержувачів неточних або неповних даних, включаючи одержувачів, зазначених особою; або (2) повідомити особу про те, що орган вважає дані правильними. Дані, що є предметом суперечки, розкриваються лише в тому випадку, якщо заява особи про незгоду додається до розкритих даних.
    
8. Рішення відповідального органу може бути оскаржено відповідно до положень Закону про адміністративну процедуру, що стосуються спірних випадків. Після отримання апеляції від фізичної особи комісар, перш ніж видати наказ і повідомлення про слухання спірного випадку, як того вимагає розділ 14 Статуту штату Міннесота, повинен спробувати вирішити спір шляхом просвіти, конференції, примирення або переконання. За згодою сторін комісар може передати справу на розгляд до медіатора. Після цих зусиль комісар відхиляє апеляцію або видає наказ і повідомлення про слухання.
    
9. Дані про осіб, які були успішно оскаржені іншою особою, повинні бути доповнені, виправлені або знищені державним органом без урахування вимог розділу 138.17 Статуту штату Міннесота.
    
10. Після заповнення, виправлення або знищення успішно оскаржених даних шкільний округ може зберегти копію наказу комісара з адміністративних питань, виданого відповідно до глави 14 Статуту штату Міннесота, або, якщо наказ не був виданий, резюме суперечки між сторонами, яке не містить жодних деталей щодо успішно оскаржених даних.

VI. ЗАПИТИ НА ОТРИМАННЯ ДАНИХ ОСОБОЮ, ЯКА Є ОБ'ЄКТОМ ДАНИХ

1. Усі запити щодо індивідуальних даних повинні надсилатися в письмовій формі на ім'я відповідального за дотримання вимог щодо обробки даних.
    
2. Запит на отримання індивідуальних даних повинен містити таку інформацію:
    
   1. Заява про те, що особа подає запит як суб'єкт даних щодо даних про особу або про учня, батьком або опікуном якого є ця особа;
       
   2. Дата подання запиту;
       
   3. Чітке описування запитуваних даних;
       
   4. Доказ того, що особа є суб'єктом даних або батьком чи опікуном суб'єкта даних;
       
   5. Визначення форми, в якій мають бути надані дані (наприклад, огляд, копіювання, огляд і копіювання тощо); та
       
   6. Спосіб зв'язку із заявником (наприклад, номер телефону, адреса або адреса електронної пошти).
       
3. Відповідальний орган може звернутися до заявника за роз'ясненнями, якщо запит є нечітким, перш ніж надати відповідь на запит про надання даних.
    
4. Політика 515 (Захист та конфіденційність даних про учнів) стосується запитів учнів або їхніх батьків щодо освітніх даних та інформації.

VII. ЗАПИТИ НА ОТРИМАННЯ ПУБЛІЧНИХ ДАНИХ

1. Усі запити на отримання публічних даних повинні бути подані в письмовій формі та направлені до відповідального за дотримання вимог щодо обробки даних.
    
   1. Запит на отримання публічних даних повинен містити таку інформацію:
       
      1. Дата подання запиту;
          
      2. Чітке описування запитуваних даних;
          
      3. Визначення форми, в якій мають бути надані дані (наприклад, огляд, копіювання, огляд і копіювання тощо); та
          
      4. Спосіб зв'язку із заявником (наприклад, номер телефону, адреса або адреса електронної пошти).
          
   2. Якщо це не передбачено законом, особа, яка запитує дані, не зобов'язана надавати свої особисті дані, а також не зобов'язана пояснювати причину запиту даних. Особі може бути запропоновано надати певну ідентифікаційну або уточнювальну інформацію з єдиною метою полегшення доступу до даних.
       
   3. Запит на отримання публічних даних, включаючи особу запитувача, якщо вона вказана, є публічним.
       
   4. Відповідальний за дотримання вимог щодо обробки даних може звернутися до заявника за роз'ясненнями, якщо запит є нечітким, перш ніж надати відповідь на запит щодо даних.
       
2. Спеціаліст з питань дотримання вимог щодо обробки даних відповість на запит щодо даних у розумні терміни та в розумних місцях наступним чином:
    
   1. Спеціаліст з питань дотримання вимог щодо обробки даних повідомить заявника в письмовій формі наступним чином:
       
      1. Запитані дані не існують; або
          
      2. Запитані дані існують, але запитувач не має доступу до всіх або частини даних; або
          
         1. Якщо відповідальний за дотримання вимог щодо обробки даних визначає, що запитувані дані є секретними, і тому запитувачу відмовляється у доступі до них, відповідальний орган якнайшвидше повідомляє запитувача про це рішення в письмовій формі та посилається на конкретну статтю закону, тимчасову класифікацію або конкретне положення федерального закону, на якому ґрунтується це рішення.
             
         2. На запит заявника, якому було відмовлено в доступі до даних, відповідальний за дотримання вимог щодо обробки даних повинен письмово підтвердити, що запит було відхилено, та вказати конкретну статтю закону, тимчасову класифікацію або конкретне положення федерального закону, на підставі якого було відхилено запит.
             
      3. Запитані дані існують, і слід організувати їх перевірку, визначити, коли дані будуть доступні для отримання, або вказати, що дані будуть надіслані поштою. Якщо заявник не з'явиться у встановлений час і місце для перевірки даних або дані не будуть отримані протягом десяти (10) робочих днів після повідомлення заявника, шкільний округ зробить висновок, що дані більше не потрібні, і вважатиме запит закритим.
          
   2. На час реагування шкільного округу можуть впливати обсяг і складність конкретного запиту, включаючи необхідне редагування даних, а також кількість запитів, поданих протягом певного періоду часу.
       
   3. Шкільний округ надасть пояснення технічної термінології, скорочень або акронімів, що містяться у відповідних даних, за запитом.
       
   4. Шкільний округ не зобов'язаний відповідно до MGDPA створювати або збирати нові дані у відповідь на запит про надання даних, а також надавати відповідні дані у певній формі або порядку, якщо шкільний округ не зберігає дані у такій формі або порядку.
       
   5. Шкільний округ не зобов'язаний відповідати на запитання, які не стосуються конкретного запиту на дані або запитів на дані в цілому.

VIII. ЗАПИТ НА ПОДАННЯ СУМАРНИХ ДАНИХ

1. Запит на підготовку зведених даних подається у письмовій формі до відповідального органу.
    
   1. Запит на підготовку зведених даних повинен містити таку інформацію:
       
      1. Дата подання запиту;
          
      2. Чітке описування запитуваних даних;
      3. Визначте форму, в якій мають бути надані дані (наприклад, огляд, копіювання, огляд і копіювання тощо); та
          
      4. Спосіб зв'язку із заявником (номер телефону, адреса або адреса електронної пошти).
          
2. Відповідальний орган надасть відповідь протягом десяти (10) робочих днів з моменту отримання запиту на підготовку зведених даних та повідомить заявника про наступне:
    
   1. Орієнтовні витрати на підготовку зведених даних, якщо такі є; та
       
   2. Запрошені зведені дані; або
       
   3. Письмове пояснення з описом графіку підготовки запитуваних зведених даних, включаючи причини будь-яких затримок; або
       
   4. Письмове пояснення причин, з яких відповідальний орган вирішив, що надання доступу заявнику може поставити під загрозу конфіденційність приватних даних.
       
3. Шкільний округ вимагає від заявника попередньо оплатити всю або частину вартості підготовки зведених даних до того, як шкільний округ почне готувати зведені дані.

IX. ВИТРАТИ

1. Публічні дані
    
   1. Шкільний округ стягуватиме плату за надані копії наступним чином:
       
      1. За копіювання 100 або менше сторінок чорно-білого паперу формату Letter або Legal стягується плата в розмірі 25 центів за односторонню копію або 50 центів за двосторонню копію.
          
      2. Понад 100 сторінок або копій на інших матеріалах оплачуються на основі фактичних витрат на пошук і вилучення даних та виготовлення копій, якщо вартість не встановлена окремо законом або правилами.
          
         1. Фактична вартість виготовлення копій включає час роботи співробітників, вартість матеріалів, на які копіюються дані, та витрати на поштову доставку (за наявності).
             
         2. Крім того, якщо шкільний округ не має можливості зробити копії, наприклад, фотографій, буде стягнуто фактичну вартість, сплачену шкільним округом зовнішньому постачальнику.
             
   2. Всі витрати повинні бути оплачені готівкою або банківським чеком/поштовим переказом до отримання копій.
       
2. Зведені дані
    
   1. Будь-які витрати, понесені під час підготовки зведених даних, оплачуються заявником до підготовки або надання зведених даних.
       
   2. Шкільний округ може оцінити витрати, пов'язані з підготовкою зведених даних, таким чином:
       
      1. Вартість матеріалів, включаючи папір; вартість робочої сили, необхідної для підготовки зведених даних; будь-який графік стандартних витрат на копіювання, встановлений шкільним округом, будь-які спеціальні витрати, необхідні для виготовлення таких копій з машинного системи обліку, включаючи комп'ютери та системи мікрофільмів;
          
      2.  Шкільний округ може врахувати розумну вартість підготовлених зведених даних і, у разі необхідності, зменшити витрати, що покладаються на заявника.
          
3. Дані, що належать окремій особі
    
   1. Відповідальний орган або уповноважена особа може вимагати від особи, яка подала запит, сплатити фактичні витрати на виготовлення та засвідчення копій.
      
      Відповідальний орган не стягує з суб'єкта даних жодних зборів у випадках, коли суб'єкт даних бажає лише переглянути приватні дані.

X. Щорічний огляд та публікація

1. Відповідальний орган повинен підготувати письмову політику доступу до даних та письмову політику щодо прав суб'єктів даних (включаючи конкретні процедури, які шкільний округ використовує для доступу суб'єкта даних до публічних або приватних даних про фізичних осіб). Відповідальний орган повинен оновлювати ці політики, за необхідності, не пізніше 1 серпня кожного року, а також у будь-який інший час, коли це необхідно, щоб відобразити зміни в персоналі, процедурах або інших обставинах, що впливають на можливість доступу громадськості до даних.
    
2. Копії політик повинні бути легко доступними для громадськості шляхом безкоштовного розповсюдження їх копій серед населення або шляхом розміщення політик у помітному місці в межах шкільного округу, яке є легкодоступним для громадськості, або шляхом розміщення їх на веб-сайті шкільного округу.

Прийнято 5/112008
Переглянуто 12/16/2021
Прийнято 1/6/2022
Переглянуто 10/27/2022
Прийнято 11/312022