Політика 710 - Зберігання публічних документів
I. МЕТА
Політика Шкільного округу Міннетонка полягає в тому, що його документи, як паперові, так і електронні, зберігаються лише стільки, скільки визначено необхідним для виконання юридичних, аудиторських та управлінських вимог, відповідно до Загального графіку зберігання документів шкільного округу штату Міннесота. У кожному випадку офіційні терміни зберігання повинні бути якомога коротшими, щоб мінімізувати використання цінного простору, сприяти ефективності, допомагати в повсякденній роботі округу та зменшити витрати на зберігання непотрібних записів, інвентаризацію.
II. ЗАГАЛЬНА ЗАЯВА ПРО ПОЛІТИКУ
Стаття 138.17 Статуту штату Міннесота передбачає план управління державними документами, надаючи постійні повноваження на їх знищення. По-перше, шкільна рада повинна прийняти весь або частину Графіку зберігання загальних документів шкільного округу. Після цього округ повинен подати форму Повідомлення про прийняття до Комітету зі знищення документів. Історичне товариство штату Міннесота підпише та поверне форму повідомлення про прийняття округу. Після цього округ матиме повноваження на утилізацію документів відповідно до графіка.
Терміни зберігання, зазначені в графіку, є мінімальним періодом, протягом якого документи повинні зберігатися. Після закінчення цього терміну документи можуть бути знищені або передані до Державного архіву, як зазначено в графіку. Якщо деякі серії документів необхідно зберігати довше, ніж зазначено в графіку, для таких документів слід встановити політику будівлі або відділу.
Записи, позначені в графіку як архівні, не можуть бути передані місцевому історичному товариству, музею, публічній бібліотеці або зацікавленій особі без спеціального письмового дозволу державного архівіста, Історичного товариства Міннесоти.
Термін зберігання, зазначений у графіку, застосовується до будь-якої форми запису (паперової, комп'ютерної стрічки або диска, мікрофільму тощо). Однак, якщо прийнято рішення про зміну форми запису (наприклад, мікрофільмування паперового запису), оригінальний запис МОЖЕ не бути дозволений до знищення. Якщо розглядається можливість зміни форми запису, зверніться до Історичного товариства Міннесоти, Державного архівного департаменту.
Про знищення документів відповідно до загального графіка необхідно повідомити Департамент адміністрації штату Міннесота та Історичне товариство штату Міннесота (M.S. 138.17, Sub.7). Для цього використовуйте копію «Звіту про знищення документів».
Записи, що не вказані в графіку, не можуть бути знищені без подання «Заяви про дозвіл на знищення записів» або Графіку зберігання записів штату Міннесота.
Дублікати копій зберігати не потрібно.
Зазначений термін зберігання є мінімальним терміном, протягом якого має зберігатися запис.