Відділ з організації заходів міста Міннетонка повинен затвердити всі рекламні оголошення, що розміщуються в друкованих програмах заходів у Міннетоні. Просимо надіслати копію ваших оголошень на затвердження електронною поштою або факсом до початку друку (факс: 952-401-5905 або електронна пошта: ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us)

Офіс з питань позакласних заходів міста Міннетонка залишає за собою право скасувати програми, які не були затверджені або не відповідають цінностям округу.

Головний тренер несе відповідальність за всі аспекти проведення банкету з нагородженням наприкінці сезону. Головний тренер може делегувати ці обов’язки клубу вболівальників, однак програма та порядок денний мають бути затверджені головним тренером.

Відповідальність за нагороди, що вручаються на банкеті, повністю покладається на головного тренера.

Для дорослих не слід влаштовувати «відкритий бар», а батьки повинні утримуватися від вживання алкоголю на банкетах.

Щоб уникнути конфліктів, не слід влаштовувати банкети у середу ввечері або до 12-ї години дня в неділю.

Усі витрати на транспорт, оплату послуг та придбання обладнання повинні бути затверджені головним тренером та директором з питань позакласної діяльності.

Відділ з організації заходів виставлятиме рахунки клубам підтримки за будь-які витрати на автобусні перевезення, що перевищують бюджет округу.

Відділ з організації заходів виставлятиме рахунки клубам підтримки за будь-які витрати на турніри чи ігри, що перевищують затверджений бюджет округу.

Округ може виставити рахунок клубу підтримки за матеріали та обладнання, вартість яких перевищує бюджет округу. Усі пожертви необхідно передати до відділу позакласних заходів до оформлення замовлення.

Клуби підтримки ПОВИННІ:

Приділяйте час волонтерській діяльності та збирайте кошти.

Внесіть кошти, щоб покращити результати роботи команди чи організації.

Друкувати рекламні матеріали, такі як розклад матчів команди, програми та щорічники (за умови схвалення головним тренером/спортивним директором).

Надайте фінансову підтримку програмі, виділивши додаткові кошти на оплату праці тренерів, персоналу та працівників, які забезпечують проведення заходів.

Організовуйте командні заходи, наприклад, спільні обіди.

Слухайте головного тренера та тісно співпрацюйте з ним.

Обговорюйте як офіційні питання будь-які справи, що відповідають визначенню або функціям клубу підтримки, наведеним на попередній сторінці.

Клуби підтримки НЕ ПОВИННІ:

• Відкрито обговорювати або проводити оцінку роботи головного тренера чи тренерського штабу.
• Відкрито обговорюйте питання щодо ігрового часу.
• Фінансування програми з метою впливу на прийняття рішень щодо найму чи звільнення головного тренера або членів тренерського штабу.
• Подати петицію від членів клубу вболівальників щодо призначення або звільнення тренера.
• Планувати, організовувати або намагатися реалізувати позасезонну програму тренувань без вказівок або згоди головного тренера.
• Обговорюйте як офіційні питання будь-які питання, що не відповідають визначенню та функціям клубу підтримки, наведеним на попередній сторінці.
• Проведіть оцінку роботи тренера, якого фінансує клуб уболівальників. Оцінка роботи персоналу є виключно прерогативою округу.

У мене виник конфлікт. Що мені робити?

Протокол врегулювання конфліктів

Конфлікти майже неминучі, коли працюють разом запальні, цілеспрямовані та віддані своїй справі люди. Хоча ефективне спілкування та чіткі вказівки допоможуть мінімізувати конфлікти, необхідно мати чіткі процедури для їх вирішення, коли вони все-таки виникають.

У разі висловлення занепокоєння слід дотримуватися наведених нижче кроків. Наша мета — вирішити конфлікт на якомога нижчому рівні втручання, але за необхідності не вагайтеся пройти весь процес. Завжди доцільно інформувати директора з питань діяльності про будь-які конфлікти, що вирішуються у вашій програмі, незалежно від того, на якому рівні втручання перебуває процес на даний момент.

Етапи вирішення конфлікту

Батькам та тренерам настійно рекомендується підтримувати відкритий діалог. Було розроблено процедуру, спрямовану на налагодження та підтримку зв’язку між школою, батьками/опікунами та учнями з метою вирішення питань, пов’язаних із програмою позакласних заходів.

Наведені нижче кроки є інструкцією, якої слід дотримуватися до повного вирішення проблеми. Якщо проблема досягає 3-го кроку або вище, слід повернутися до 1-го кроку. Більшість проблем вирішується на першому кроці, якщо їм дати можливість проявитися.

Крок 1. Тренер/студент: Студент та тренер/куратор зустрінуться, щоб обговорити проблему. Мета цієї зустрічі — вирішити це питання. Зустріч має відбутися протягом п’яти днів після інциденту.

Крок 2. Тренер/учень/батьки: Батьки та учень повинні домовитися про зустріч із тренером/куратором протягом п’яти навчальних днів після інциденту або протягом п’яти днів після першої зустрічі між тренером та учнем.

Час зустрічі має бути зручним для обох сторін. Порядок денний зустрічі обмежується лише початковим питанням. Тренери/консультанти можуть запросити представників адміністрації на зустріч, але саме тренер/консультант керуватиме засіданням та надасть детальний звіт директору з питань позакласної діяльності.

Крок 3. Тренер/учень/батьки/керівник відділу позакласних заходів: Якщо під час зустрічі не вдалося досягти згоди, тренер/куратор повинен протягом п’яти навчальних днів підготувати письмовий звіт про зустріч для розгляду керівником відділу позакласних заходів. Якщо батьки просять про зустріч із керівником відділу позакласних заходів, особа, яка перебуває у конфлікті, повинна заповнити форму для кроку 3 та передати її керівнику відділу позакласних заходів. Директор з позакласних заходів організує зустріч із тренером, батьками та учнем (на розсуд директора з позакласних заходів). Після зустрічі директор з позакласних заходів винесе рішення щодо цього питання та повідомить про висновки та стратегію вирішення проблеми родині, тренеру/раднику та директору школи.

Крок 4. Батьки/директор школи: Якщо прийняте рішення/стратегія все ще є неприйнятним для родини, вони можуть зустрітися з директором школи для обговорення альтернативних варіантів. Керівник відділу позакласних заходів, тренер/куратор та/або учень зустрінуться з батьками та директором школи на розсуд директора.

Інші ключові моменти:

• Не варто звертатися до тренера з якимись питаннями під час матчу чи тренування.
• Рішення щодо ігрового часу та складу команди приймає виключно тренерський штаб. Ці питання слід обговорювати між тренером/консультантом та учнем. Батьки можуть брати участь у цих обговореннях лише за умови присутності учня (не слід виходити за межі другого етапу).
• Дзвінки слід здійснювати виключно за контактними номерами школи.
• Необхідно дотримуватися правил конфіденційності даних; не обговорюйте інших студентів.
• Недотримання встановленої процедури може вплинути на остаточне рішення з цього питання.
• Якщо батьки відмовляються залучати учня до цього процесу, це ставить під загрозу процес вирішення конфлікту.
• Обидві сторони повинні дотримуватися ввічливого тону спілкування. Якщо в будь-який момент зустріч переросте у суперечку, її буде перенесено на інший час.

Фінанси

1. Звіт скарбника повинен містити всі операції, що відбулися до засідання.
2. Фінансова діяльність кожного клубу підтримки повинна бути відкритою для 100 % усіх його членів.
3. Оплачуваний тренер ні в якому разі не повинен мати повноваження на підписання чеків.
4. У процесі затвердження та підписання будь-якого чека обов’язково мають брати участь дві особи.
5. Усі закупівлі повинні здійснюватися через шкільний округ (див. розділ «Закупівлі» нижче).
6. Принаймні двоє членів повинні підрахувати всі зібрані кошти.
7. 276-й округ має право вимагати податкові декларації, квитанції, відомості про витрати та залишки коштів.

Закупівля

Клуби вболівальників, які бажають придбати спортивне спорядження для своїх команд, повинні отримати дозвіл головного тренера та спортивного відділу. Клуби вболівальників не повинні купувати спорядження самостійно. Спорядження, придбане за рахунок пожертвуваних коштів, стає власністю шкільного округу.

Після того як головний тренер та керівник відділу позакласних заходів затвердять заявку на придбання обладнання, клуб підтримки повинен перерахувати кошти відділу позакласних заходів із зазначенням мети використання. Після цього відділ спорту оформить замовлення на закупівлю для його оформлення. Усе обладнання та матеріали повинні бути доставлені на адресу шкільного округу.

Клуби підтримки не повинні замовляти матеріали безпосередньо або просити доставляти їх додому.

Якщо клуб підтримки фінансує посаду тренера, кошти знову мають бути перераховані округу до початку сезону, а всі тренери повинні оформити документи для нових співробітників. Зателефонуйте до відділу позакласних заходів за номером 952-401-5903, щоб домовитися про зустріч. Наприкінці сезону відділ позакласних заходів використає кошти клубу підтримки для виплати заробітної плати тренеру.

Відділ з питань позакласних заходів не може надавати номер, що підтверджує звільнення від оподаткування в шкільному окрузі. Спонсори, які роблять пожертви, повинні дотримуватися описаної вище процедури придбання обладнання.

Збір коштів є невід’ємною частиною сучасної шкільної діяльності та спорту. Ми дуже вдячні батькам та клубам підтримки за їхні зусилля

Зверніть увагу, що сума коштів, зібраних учасником, жодним чином не впливає на його членство в команді та/або ігровий час.

Внески до клубу підтримки та інші збори повинні бути повернені студентам, яких виключили зі складу команди.

1. У кожному клубі вболівальників повинні бути обрані або призначені керівники (президент, скарбник та секретар).
2. Перед початком перших тренувань кожного сезону голова кожного клубу вболівальників повинен повідомити директору школи та керівнику відділу позакласної роботи імена та контактні дані (адресу, номер телефону та електронну адресу) кожного члена керівництва клубу.
3. На засіданнях клубу підтримки слід дотримуватися встановленого порядку денного (привітання/протокол попереднього засідання/звіт скарбника/розгляд попередніх питань/розгляд нових питань)
4. Усі поля, зазначені на цій сторінці, є обов’язковими для заповнення, якщо інше прямо не вказано.

Дотримання законодавчих вимог для клубів підтримки

Кожен клуб повинен дотримуватися вимог законодавства штату та федерального законодавства, щоб отримати статус «клубу підтримки» від округу; у такому разі йому буде надано страхування цивільної відповідальності, оплачуване округом.

Щоб зберегти статус повноправного члена, кожен клуб повинен виконати наступне:

• Отримайте федеральний ідентифікаційний номер платника податків, ідентифікаційний номер роботодавця на рівні штату та, за необхідності, номер дозволу продавця на рівні штату (податок з продажу).
• Клуби зазвичай вважаються некомерційними організаціями і проводять збір коштів на території штату Міннесота. Щоб дотримуватися чинного законодавства про благодійну діяльність, клуб повинен:
  • Зареєструватися в штаті Міннесота (розробити статут та установчі документи та дотримуватися вимог щодо ведення діяльності в такому статусі) як некомерційна корпорація.
  • Зареєструватися в Генеральній прокуратурі штату як благодійна організація.
  • Подайте форму 1023, щоб отримати від Податкової служби США (IRS) статус організації, що звільняється від оподаткування.
  • Щорічно подавати до Податкової служби США (IRS) форму 990 або «поштову картку» (залежно від обставин), а також щорічно подавати річний звіт благодійної організації до Генеральної прокуратури штату Міннесота.
  • Також може знадобитися подати форму M4NP штату Міннесота — залежно від доходів та джерел доходу — проконсультуйтеся з податковим фахівцем.
• Клуби, які не зареєстровані як некомерційні організації, повинні будуть довести адміністрації округу, що вони дотримуються чинного законодавства щодо звітності про доходи та витрати як комерційні корпорації, партнерства або фізичні особи.
• Надати округу (директору школи / адміністративному директору) копію відповідних річних податкових декларацій та звітів, поданих до відповідних федеральних та державних органів.