I. МЕТА

1. Рада дотримується філософії відкритості у своїй діяльності, виходячи з переконання, що відкритість сприяє розробці кращих програм, підвищенню ефективності їхнього управління, а також створенню організації, яка більш чутливо реагує на суспільні інтереси та менш схильна до впливу приватних інтересів. Рада здійснює свою діяльність, виходячи з принципу відкритості. Водночас Рада визнає та поважає право громадян на приватність, передбачене законодавством. Рада також визнає, що існують певні винятки із Закону штату Міннесота про відкриті засідання, визначені в законодавстві, де було встановлено, що в обмежених обставинах інтересам громадськості найкраще служить закриття засідання Ради.
    
2. Метою цієї політики є надання рекомендацій щодо забезпечення права громадськості бути присутньою на засіданнях шкільної ради, а також захисту прав особи на приватність відповідно до законодавства, та проведення закритих засідань у випадках, коли цього вимагає суспільний інтерес, визначений законом.

II. ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ПОЛІТИКИ

А. За винятком випадків, прямо передбачених законодавством, усі засідання Ради є відкритими для громадськості.

Б. Засідання можуть проводитися за закритими дверима лише у випадках, прямо передбачених законом.

III. ВИЗНАЧЕННЯ

«Засідання» означає зібрання, на якому присутні щонайменше кворум або більше членів Ради, під час якого члени колегіально обговорюють, приймають рішення або отримують інформацію з питань, що стосуються офіційної діяльності Ради. Цей термін також охоплює навчальні та консультативні засідання. Цей термін не поширюється на випадкові або товариські зустрічі.

IV. ПРОЦЕДУРИ

А. Засідання

1. Регулярні засідання

Розклад чергових засідань Правління зберігається в його головному офісі. Якщо Правління вирішить провести чергове засідання в інший час або в іншому місці, ніж зазначено в розкладі, воно повинно надіслати таке саме повідомлення про засідання, як і у випадку з позачерговим засіданням. До чергових засідань належать «навчальні засідання», під час яких Правління збирається для обговорення питань або отримання інформації, навіть якщо Правління не проводить офіційного голосування.

2. Надзвичайні засідання

1. Позачергове засідання — це засідання, яке скликається з конкретною метою, зазвичай в інший час та в іншому місці, ніж чергове засідання. Щодо позачергового засідання Рада повинна розмістити письмове повідомлення про дату, час, місце та мету засідання на головній дошці оголошень округу. Рішення, прийняті Радою на позачерговому засіданні, обмежуються питаннями, зазначеними в повідомленні.
    
2. Повідомлення також має бути надіслано поштою або іншим чином передано кожній особі, яка подала письмовий запит про повідомлення про проведення позачергових засідань.
    
3. Це повідомлення має бути вивішене та надіслане поштою або вручене щонайменше за три дні до дати проведення зборів. Як альтернативу надсиланню поштою або іншому способу вручення повідомлення особам, які подали письмовий запит, Рада може опублікувати це повідомлення один раз, щонайменше за три дні до зборів, в офіційній газеті округу.
    
4. Особа, яка подає запит на отримання повідомлення про проведення позачергових засідань, може обмежити цей запит конкретними питаннями, і в такому випадку Рада зобов’язана надіслати цій особі повідомлення лише щодо цих конкретних питань.
    
5. Рада встановить термін дії запитів про повідомлення про проведення позачергових засідань та вимагатиме їх поновлення раз на рік. Не пізніше ніж за 60 днів до закінчення терміну дії запиту про повідомлення Рада надсилає повідомлення про необхідність поновлення кожному, хто подав такий запит протягом попереднього року.

3. Надзвичайні засідання

1. Надзвичайне засідання — це позачергове засідання, яке скликається у зв’язку з обставинами, що, на думку правління, вимагають негайного розгляду та не дозволяють дотриматися вимог щодо попереднього повідомлення про засідання.
    
2. Надзвичайне засідання може бути скликане головою, секретарем або більшістю голосів членів правління.
    
3. Якщо на засіданні обговорюються або вирішуються питання, що не мають безпосереднього стосунку до надзвичайної ситуації, у протоколі засідання має міститися детальний опис цих питань.
    
4. Наведені нижче процедури вважаються необхідним повідомленням про скликання надзвичайного засідання, а вимоги щодо повідомлення про скликання інших позачергових засідань не застосовуються.
    
   1. Рада докладе всіх зусиль, щоб повідомити про проведення надзвичайного засідання кожному засобу масової інформації, який надіслав письмовий запит про повідомлення, за умови, що у запиті вказано номер телефону цього засобу масової інформації.
       
   2. Повідомлення про проведення позачергового засідання надсилається телефоном або будь-яким іншим способом, що використовується для інформування членів Правління.
       
   3. Повідомлення надсилається кожному засобу масової інформації, який подав письмовий запит про його отримання, у найкоротший термін після того, як про це було повідомлено членів правління.
       
   4. У повідомленні має бути вказано тему засідання.

4. Перенесені або продовжені засідання

Якщо засідання є перерваним або продовженим засіданням попереднього засідання, а час і місце його проведення були визначені під час попереднього засідання та зафіксовані в протоколі цього засідання, то додаткове опублікування або надсилання повідомлення не є необхідним.

5. Повідомлення про закриті засідання

Вимоги щодо повідомлення, викладені в цій Політиці, застосовуються як до відкритих, так і до закритих засідань.

6. Фактичне повідомлення

Якщо особа отримує фактичне повідомлення про засідання Правління щонайменше за 24 години до його початку, всі вимоги щодо повідомлення стосовно цієї особи вважаються виконаними, незалежно від способу отримання повідомлення.

7. Пандемія або оголошення надзвичайного стану

У разі пандемії або надзвичайної ситуації, оголошеної відповідно до глави 12 Закону штату Міннесота, засідання може проводитися по телефону або за допомогою інших електронних засобів у відповідності до § 13D.021 Закону штату Міннесота.

Б. Голоси

Голоси членів Правління мають фіксуватися у спеціальному журналі, який має бути доступним для громадськості протягом усього робочого часу в адміністративних приміщеннях Округу.

C. Письмові матеріали

1. Під час будь-якого відкритого засідання копії всіх друкованих матеріалів, що стосуються питань порядку денного, підготовлених або розповсюджених Радою чи її працівниками та наданих або доступних усім членам Ради, мають бути викладені у залі засідань для ознайомлення громадськості під час розгляду Радою відповідних питань.
    
2. Це положення не поширюється на матеріали, які згідно із законом не віднесені до категорії відкритих, а також на матеріали, що стосуються питань порядку денного закритого засідання.

Д. Дані

1. За винятком випадків, описаних нижче в розділі Е «Закриті засідання», засідання не можуть бути закритими лише на тій підставі, що дані, які будуть обговорюватися, не є публічними.
    
2. Інформація, яка не є публічною, може обговорюватися на відкритому засіданні, якщо її оприлюднення стосується питання, що належить до компетенції Ради, та є обґрунтовано необхідним для вирішення справи або розгляду питання порядку денного, що стоїть на розгляді Ради.
    
3. Дані, що обговорюються на відкритому засіданні, зберігають свій первісний рівень секретності; однак протокол засідання, незалежно від його форми, має бути оприлюднений.

Е. Закриті засідання

1. Стратегія ведення трудових переговорів

1. Рада може, більшістю голосів на відкритому засіданні, прийняти рішення про проведення закритого засідання з метою розгляду стратегії ведення трудових переговорів, зокрема стратегій переговорів, їхнього перебігу, а також обговорення та аналізу пропозицій щодо трудових переговорів.
    
2. Час і місце проведення закритого засідання оголошуються на відкритому засіданні. Після завершення закритого засідання громадськості має бути надано письмовий список членів ради та всіх інших осіб, присутніх на засіданні. Хід засідання має бути записано на аудіоносій, який зберігається протягом двох років після підписання договору, що обговорювався на засіданні. Запис має бути надано громадськості після підписання радою всіх трудових договорів на поточний бюджетний період.

2. Засідання, закриті Бюро посередницьких послуг

Усі переговори, засідання з посередництва та слухання між Радою та її працівниками або їхніми відповідними представниками є відкритими засіданнями, за винятком випадків, коли інше передбачено комісаром Бюро посередницьких послуг. Закрите засідання має бути записано в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати проведення засідання. Запис не підлягає оприлюдненню.

3. Попередній розгляд звинувачень

Рада має право провести одне або кілька закритих засідань для попереднього розгляду звинувачень або закидів на адресу особи, яка підпорядковується її компетенції. Якщо члени Ради дійдуть висновку, що на підставі цих конкретних звинувачень або закидів можуть бути застосовані дисциплінарні заходи будь-якого характеру, подальші засідання або слухання щодо цих конкретних звинувачень або закидів, що відбуватимуться після ухвалення такого висновку, мають бути відкритими. Засідання також має бути відкритим на прохання особи, яка є предметом розгляду на засіданні. Закрите засідання має бути записане в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати засідання. Запис не є доступним для громадськості.

4. Оцінка результатів роботи

Рада може провести закрите засідання з метою оцінки діяльності особи, яка підпорядковується її повноваженням. Перед проведенням закритого засідання Рада повинна визначити особу, яка підлягає оцінці. На наступному відкритому засіданні Рада має узагальнити свої висновки щодо цієї оцінки. Засідання має бути відкритим на вимогу особи, яка є предметом обговорення на засіданні. Закрите засідання має бути записане на електронний носій за рахунок округу, а запис має бути захищений, заблокований та збережений щонайменше протягом трьох років після дати засідання. Відповідальність за безпеку таких записів несе голова Ради. Запис не є доступним для громадськості.

5. Зустріч адвоката з клієнтом

Засідання може бути закритим, якщо це допускається адвокатською таємницею. Адвокатська таємниця застосовується у випадках, коли судовий процес є неминучим або існує загроза його початку, або коли Рада потребує консультації, що виходить за межі загальної юридичної консультації, тобто стосовно конкретних дій та їхніх правових наслідків. Засідання може бути закритим для отримання юридичної консультації щодо стратегії судового розгляду, але сама лише загроза того, що судовий розгляд може стати наслідком прийняття того чи іншого рішення, сама по собі не є підставою для закриття засідання. У пропозиції про закриття засідання має бути конкретно описано питання, яке буде обговорюватися на закритому засіданні, з урахуванням відповідних вимог щодо приватності та конфіденційності, передбачених законодавством штату та федеральним законодавством. Законодавство не вимагає, щоб таке засідання записувалося.

6. Слухання щодо звільнення

1. Слухання щодо звільнення дипломованого вчителя може бути відкритим або закритим на розсуд самого вчителя. Слухання щодо відправлення вчителів у вимушену відпустку має бути відкритим.
    
2. Слухання щодо відрахування учня відповідно до Закону про справедливе відрахування учнів проводиться у закритому режимі, якщо тільки учень, батьки або опікуни не висунуть вимогу про проведення відкритого слухання.
    
3. У разі проведення закритого засідання ради з питання звільнення вчителя або учня запис такого закритого засідання повинен здійснюватися в електронному вигляді за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати проведення засідання. Запис не підлягає оприлюдненню.

7. Тренери; Можливість висловити свою думку

1. Якщо Рада відмовилася продовжити контракт з головним тренером університетської команди, незалежно від того, чи має він ліцензію, вона зобов’язана повідомити про це тренера протягом 14 днів з моменту прийняття такого рішення.
    
2. Якщо тренер вимагає надати обґрунтування відмови у продовженні контракту, Рада зобов’язана надати тренеру відповідне обґрунтування у письмовій формі протягом 10 днів з моменту отримання запиту.
    
3. На прохання тренера рада повинна надати йому можливість висловитися щодо викладених підстав на засіданні шкільної ради.
    
4. Засідання може бути відкритим або закритим на розсуд тренера, за винятком випадків, коли засідання проводиться у закритому режимі для обговорення навчальних або деяких інших даних, що не підлягають оприлюдненню, як зазначено нижче в розділі Е.8.
    
5. Закрите засідання має бути записано на електронний носій за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати проведення засідання. Запис не підлягає оприлюдненню.

8. Засідання з обговорення певних даних, що не підлягають оприлюдненню

а. Будь-яка частина засідання має проводитися за закритими дверима, якщо під час неї обговорюються такі види інформації:

1. Дані, які дозволяють ідентифікувати ймовірних жертв або осіб, які повідомили про злочини сексуального характеру, домашнє насильство або жорстоке поводження з неповнолітніми чи вразливими дорослими;
    
2. Активні слідчі матеріали, зібрані або створені правоохоронним органом;
    
3. дані про освіту, здоров’я, медичні дані, дані про соціальне забезпечення або дані про психічне здоров’я, які не є відкритими даними; або
    
4. Особиста медична документація пацієнта.

б. Закрите засідання має бути записано на електронний носій за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати проведення засідання. Запис не підлягає оприлюдненню.

9. Купівля та продаж нерухомості

1. Рада може провести закрите засідання:
   
   i. з метою визначення ціни продажу нерухомого або рухомого майна, що продається Округом;
   ii. з метою розгляду конфіденційних або закритих даних оцінки; та
   iii. з метою розробки або розгляду пропозицій чи зустрічних пропозицій щодо купівлі або продажу нерухомого або рухомого майна.

2. Перед закриттям засідання Рада повинна офіційно зазначити конкретне нерухоме або рухоме майно, яке є предметом закритого засідання.
    
3. Закрите засідання має бути записано на плівку за рахунок округу. Запис має зберігатися протягом восьми років після дати засідання та бути доступним для громадськості після того, як все нерухоме або рухоме майно, що обговорювалося на засіданні, буде придбано або продано, або Рада відмовиться від його придбання чи продажу. Нерухоме або рухоме майно, яке є предметом закритого засідання, має бути конкретно зазначене у записі. Список членів ради та всіх інших осіб, присутніх на закритому засіданні, повинен бути доступний для громадськості після закритого засідання.
    
4. Угода, укладена на основі пропозиції, розглянутої на закритому засіданні, набуває чинності лише після її затвердження Радою на відкритому засіданні. Фактична операція купівлі-продажу має бути затверджена на відкритому засіданні, а ціна купівлі або продажу є публічною інформацією.

10. Питання безпеки

1. Рада може провести закрите засідання для заслуховування брифінгів та звітів з питань безпеки, обговорення питань, пов’язаних із системами безпеки, обговорення процедур реагування на надзвичайні ситуації, а також обговорення недоліків у сфері безпеки або рекомендацій щодо державних служб, інфраструктури та об’єктів, якщо оприлюднення обговорюваної інформації може становити загрозу для громадської безпеки або поставити під загрозу процедури безпеки чи заходи реагування.
    
2. Фінансові питання, пов’язані з питаннями безпеки, мають обговорюватися, а всі відповідні фінансові рішення — ухвалюватися на відкритому засіданні.
    
3. Перед закриттям засідання Рада повинна вказати, які об’єкти, системи, процедури, послуги чи інфраструктурні об’єкти будуть розглядатися під час закритого засідання.
    
4. Засідання за закритими дверима має бути записано на аудіозапис за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше чотири роки.

11. Інші засідання

Інші засідання проводяться у закритому режимі відповідно до законодавства, за винятком випадків, передбачених вище. Закрите засідання має бути записано на електронний носій за рахунок округу, а запис має зберігатися щонайменше три роки після дати проведення засідання. Запис не підлягає оприлюдненню.

F. Порядок закриття засідання

Рада повинна повідомляти про закрите засідання так само, як і про відкрите. Засідання шкільної ради може бути закритим лише за умови прийняття відповідного рішення більшістю голосів на відкритому засіданні. Перед тим, як оголосити засідання закритим, Рада повинна офіційно зафіксувати конкретні правові підстави, що дозволяють провести засідання у закритому режимі, та описати питання, яке буде обговорюватися.