Положення № 710 — Терміни зберігання документів державного архіву
I. МЕТА
Політика шкільного округу Міннетонка передбачає, що його документи, як паперові, так і електронні, зберігаються лише протягом строку, визначеного як необхідний для виконання вимог законодавства, аудиту та управління, відповідно до Загального графіка зберігання документів шкільних округів штату Міннесота. У кожному випадку офіційні строки зберігання повинні бути якомога коротшими, щоб мінімізувати використання цінного простору, сприяти ефективності, допомагати у повсякденній діяльності округу та зменшити витрати на зберігання непотрібних документів.
II. ЗАГАЛЬНІ ПРИНЦИПИ ПОЛІТИКИ
Стаття 138.17 Кодексу штату Міннесота визначає порядок управління державними документами, надаючи постійні повноваження щодо їх знищення. По-перше, Рада шкільного округу повинна затвердити весь або частину «Загального графіка зберігання документів шкільного округу». Після цього округ повинен подати форму «Повідомлення про затвердження» до Комісії з питань знищення документів. Історичне товариство штату Міннесота підпише та поверне форму «Повідомлення про прийняття» до округу. Після цього округ матиме повноваження знищувати документи відповідно до графіка.
Терміни зберігання, зазначені в переліку, є мінімальним строком, протягом якого документи повинні зберігатися. Після закінчення цього терміну документи можуть бути знищені або передані до Державного архіву, як зазначено в переліку. Якщо певні серії документів необхідно зберігати довше, ніж передбачено переліком, для таких документів слід розробити внутрішні правила на рівні будівлі або відділу.
Документи, зазначені у переліку як архівні, не можуть бути передані місцевому історичному товариству, музею, публічній бібліотеці або зацікавленій особі без спеціального письмового дозволу державного архівіста Історичного товариства Міннесоти.
Термін зберігання, зазначений у таблиці, поширюється на будь-яку форму документа (паперову, комп’ютерну стрічку чи диск, мікрофільм тощо). Однак якщо прийнято рішення про зміну форми документа (наприклад, переведення паперового документа на мікрофільм), утилізація оригіналу документа МОЖЕ бути заборонена. Якщо розглядається питання про зміну форми документа, зверніться до Історичного товариства Міннесоти, Департаменту державних архівів.
Про знищення документів відповідно до загального графіка необхідно повідомити Департамент адміністрації штату Міннесота та Історичне товариство штату Міннесота (M.S. 138.17, п. 7). Для цього слід використовувати копію «Звіту про знищення документів».
Документи, які не зазначені в переліку, не можуть бути знищені без подання «Заяви про надання дозволу на знищення документів» або Переліку термінів зберігання документів штату Міннесота.
Дублікати зберігати не потрібно.
Зазначений термін зберігання — це мінімальний період, протягом якого запис має зберігатися.