I. МЕТА

Метою цієї політики є визначення умов, за яких Незалежний шкільний округ № 276 міста Міннетонка відшкодовуватиме певні службові витрати співробітників. Ця політика поширюється на всіх співробітників округу, за винятком випадків, коли це передбачено індивідуальним трудовим договором, затвердженим Шкільною радою.

Усі відрядження за межі штату або будь-які відрядження в межах штату, що передбачають проживання, повинні бути заздалегідь затверджені безпосереднім керівником працівника за допомогою форми «Заява на відпустку/дозвіл на відпустку».

II. ДОЗВІЛ

Шкільний округ відшкодовує працівникам лише фактичні витрати, які безпосередньо пов’язані з виконанням службових обов’язків та затверджені директором або уповноваженою ним особою. До таких витрат, що підлягають відшкодуванню, можуть належати витрати на проїзд, харчування, проживання, реєстраційні внески, необхідні матеріали, оплату паркування та інші обґрунтовані й необхідні витрати, пов’язані з виконанням службових обов’язків у шкільному окрузі.

III. ВІДШКОДУВАННЯ

1. Заяви на відшкодування витрат повинні бути детально розписані в офіційних бланках округу та подані до начальника відділу освіти або призначеної ним особи. До форми заяви на відшкодування витрат необхідно додати квитанції про оплату проживання, комерційного транспорту, реєстрації на участь у програмах та інших обґрунтованих і необхідних витрат.
    
2. Витрати на проїзд на власному автомобілі відшкодовуються за ставкою за кілометраж, встановленою Радою школи. У разі користування комерційним транспортом враховуються тарифи «економ-класу», а відшкодування здійснюється лише за фактичну вартість поїздки, пов’язаної із затвердженим відрядженням.

IV. ВСТАНОВЛЕННЯ ДИРЕКТИВ ТА РЕКОМЕНДАЦІЙ

Шкільна рада затверджує перелік ставок відшкодування витрат, пов’язаних з діяльністю округу, включаючи витрати, що потребують попереднього схвалення та встановлення конкретних ставок відшкодування. Начальник відділу освіти або призначена ним особа розробляє інструкції та рекомендації щодо порядку та строків подання заяв на відшкодування витрат.

V. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Відповідальність за дотримання цієї політики покладається на три сторони:
    
   1. Співробітник, який подає заявку на відшкодування витрат, несе відповідальність за підтвердження того, що витрати були здійснені в службових цілях, а також за надання відповідних документів, як це передбачено цією процедурою.
       
   2. Керівник, який підписує заяву про відшкодування витрат, несе відповідальність за те, щоб переконатися, що працівник, який здійснив витрати, виконав завдання в інтересах суспільства, що наявна відповідна документація, а також що процедури закупівель округу не могли бути обґрунтовано застосовані для здійснення цих витрат.
       
   3. Відповідальні співробітники діловодського відділу повинні переконатися, що форма для відшкодування витрат заповнена належним чином і що на ній стоїть підпис відповідного керівника.
       
2. Якщо керівник школи, його представник або шкільна рада дійдуть висновку, що витрати працівника не відповідають суспільним інтересам, заявка буде відхилена, а відповідальність за ці витрати покладається на самого працівника.
    
3. Округ не відшкодовуватиме працівникові витрати, які виходять за межі розумних потреб, необхідних для досягнення службової мети заходу.
    
4. Керівник, який заздалегідь затверджує службові витрати працівника, може встановити певні умови щодо цих витрат, зокрема, але не обмежуючись цим, максимальну суму, затверджену для відшкодування.
    
5. У жодному разі Округ не відшкодовуватиме працівникові витрати на алкогольні напої, розваги або витрати на утримання подружжя, супутника чи дитини під час перебування працівника у відрядженні за рахунок Округу. Округ також не відшкодовуватиме працівникові витрати, які Округ не може оплачувати або нести відповідно до чинного законодавства. Сюди входять такі витрати, як прання білизни, кіно, особисті телефонні дзвінки та закуски.
    
6. Витрати, за які працівнику дозволяється отримати відшкодування:
    
   1. Визначений пробіг у зв’язку з виконанням службових обов’язків, пов’язаних з діяльністю округу, а також між будівлями округу. Компенсація за пробіг виплачується працівникам за чинним тарифом Податкової служби. Діючі правила Податкової служби визначають допустимий пробіг, який підлягає відшкодуванню. Пробіг відшкодовується від місця роботи співробітника до місця проведення конференції з підвищення кваліфікації персоналу і назад до місця роботи співробітника, але не від дому співробітника до місця проведення конференції з підвищення кваліфікації персоналу і назад додому. Пробіг не відшкодовується, якщо загальний пробіг становить менше, ніж звичайна відстань, яку співробітник проїжджає від дому до роботи.
       
   2. Харчування та чайові — не більше 75 доларів на день. Якщо вартість харчування включена у вартість реєстрації на захід або оплачується з іншого джерела, відшкодування витрат на це харчування не допускається. Для будь-якого харчування вартістю понад 10 доларів необхідна квитанція.
       
   3. Затверджені витрати на наземний транспорт та інші допустимі супутні витрати, понесені під час відрядження в інтересах округу. Рекомендується користуватися найдешевшим видом наземного транспорту. Винятки допускаються, якщо обставини, такі як місце розташування, відстань або необхідність перевезення презентаційних матеріалів, вимагають використання таксі або оренди автомобіля.
       
   4. Вартість проживання в готелі не повинна перевищувати вартість одномісного номера, за винятком випадків, коли один номер займають двоє співробітників.
       
   5. Витрати на підключення до Інтернету відшкодовуються лише в тому випадку, якщо вони понесені у службових цілях і за умови попереднього схвалення керівником.
       
   6. Вартість комерційного транспортного перевезення не повинна перевищувати вартість авіаквитка в «економ-класі». Якщо замість комерційного авіаперевезення використовується власний транспортний засіб, працівникам відшкодовуються фактично понесені витрати, що не перевищують вартість авіаквитка в «економ-класі».
       
   7. Аванс на відрядження: Округ має право надавати працівникам аванс на покриття витрат, пов’язаних із проведенням засідань або відрядженнями. Такий аванс обмежується передбачуваними витратами на реєстрацію, транспорт та проживання. Кожна заявка має бути затверджена начальником відділу освіти або уповноваженою ним особою, а після повернення з відрядження необхідно надати відповідні квитанції.
       
   8. Недорогі товари вартістю до 100 доларів не доцільно купувати за допомогою замовлення на закупівлю округу.
       
   9. Термінові закупівлі, для яких звичайна процедура закупівлі є занадто тривалою.